Le tipologie di documenti da registrare nel protocollo particolare sono individuate dal Coordinatore/Responsabile della gestione documentale, in collaborazione con gli organi monocratici e d’intesa con i responsabili delle UOR.

Ogni documento reca un numero di protocollo e un numero di repertorio. Quest’ultimo, infatti, garantisce la continuità della catena documentale.

Il protocollo particolare in arrivo è utilizzato dal Rettore, dal Direttore Generale e dal Garante di Ateneo, o loro delegati mediante provvedimento espresso, cioè con accesso riservato e con livelli di accesso stabiliti caso per caso.