La corrispondenza su supporto digitale di competenza dell’Amministrazione centrale è smistata dagli addetti dell’Ufficio di protocollo e assegnata alle UOR di competenza. La corrispondenza perviene secondo le seguenti modalità:

·                     posta pervenuta tramite le  casella di posta certificata istituzionale;

·                     posta elettronica  cui si accede per mezzo di user id e password (es :circolari Miur); 

·                     posta pervenuta direttamente alle UOR nelle caselle istituzionali di posta elettronica e valutate rilevanti al procedimento amministrativo dall’RPA;

·                     posta recapitata a mano su supporti rimovibili; 

·                     posta ricevuta via applicativi gestionali integrati nel sistema di protocollo informatico e protocollati automaticamente dallo stesso (fatture e documenti relativi alla carriera studenti).

8.2.1.Ricezione dei documenti informatici tramite la casella di posta elettronica certificata (PEC) istituzionale

 .

La PEC in uso in Amministrazione centrale e nei Dipartimenti è di tipo “chiuso” e incorporata nel sistema di gestione documentale, per cui vengono recepiti solo documenti informatici provenienti da altre PEC, e non da posta elettronica semplice.

Le istanze che pervengono da PEC non personali, qualora non siano firmate digitalmente, non saranno accettate in quanto carenti sotto il profilo della sottoscrizione dell’atto. 

Si rammenta inoltre che la trasmissione via PEC attribuisce data certa alla ricezione dell’atto, grazie alle notifiche di accettazione e consegna, messaggistica che deve venir conservata contestualmente al messaggio via PEC.

L’elenco delle PEC istituzionali dell’Amministrazione centrale e dei Dipartimenti è disponibile all’allegato 3.

Le modalità di protocollazione della PEC sono illustrate nell’allegato 4.

8.2.2. Documenti informatici provenienti da altre banche dati (in house o presso terzi)

I documenti prodotti e archiviati in altre banche dati appartenenti ad applicativi gestionali (Cineca) integrati con il sistema di protocollo, arriveranno nel sistema di gestione documentale e automaticamente protocollati con classificazione e assegnazione alla UOR competente e al RPA.

A tal fine, nel sistema di gestione documentale, dovrà essere creato un flusso che consentirà il transito dei documenti inseriti e convalidati dalla banca dati al sistema di protocollo, con possibilità di intervento da parte dell’amministratore del sistema. 

8.2.3.Protocollazione di e-mail

Le e-mail ricevute nelle caselle di posta istituzionale degli uffici possono venir protocollate se ritenute rilevanti dall’RPA, ai fini del procedimento amministrativo cui si riferiscono. Se un dipendente riceve nella propria casella di posta fornita dall’Amministrazione documenti concernenti affari o procedimenti amministrativi dell’Amministrazione è tenuto a farli pervenire tempestivamente all’Ufficio protocollo per la protocollazione.