Anche il documento in partenza può essere redatto sia su supporto digitale che analogico e può essere inviato con diversi mezzi di trasmissione. Se è analogico sarà trasmesso con i mezzi tradizionali dei servizi postali o via fax; se digitale sarà trasmesso di preferenza con la posta elettronica certificata oppure via mail semplice, o mediante altre piattaforme informatiche qualificate. L’Università privilegia – laddove possibile - la produzione di documenti informatici, in armonia con quanto previsto dal legislatore.

A prescindere dal supporto il documento inviato deve contenere, oltre a logo/sigillo e intestazione, l’indicazione dell’Ufficio produttore e del suo Responsabile, la segnatura di protocollo, il numero degli allegati, il testo cui seguono data e firma di sottoscrizione (requisiti minimi di forma e contenuto).