Il documento informatico prodotto deve essere redatto preferibilmente nel formato Pdf/a o secondo altri stabiliti in precedenza (cfr. paragrafo 3.2) ed avere i seguenti requisiti minimi di forma e contenuto per poter essere registrato al protocollo:

·                    sigillo;

·                    data completa (luogo, giorno, mese, anno) scritta per esteso;

·                    indicazione dell’indirizzo PEC o e-mail del destinatario;

·                    il nominativo del RPA;

·                    numero di protocollo;

·                    numero degli allegati;

·                    firma digitale.

Può essere predisposto un flusso all’interno del sistema gestionale per i visti eventualmente richiesti all’interno dell’amministrazione prima della protocollazione del documento firmato digitalmente.

Il documento informatico protocollato è trasmesso preferibilmente mediante la PEC integrata nel protocollo ma può essere trasmesso anche via e-mail semplice.