La corrispondenza in ingresso può essere acquisita dall’Università con modalità differenti e su supporti diversi.

La documentazione cartacea perviene di norma a mezzo dei servizi postali, per consegna diretta, per fax.

La documentazione su supporto digitale può essere recapitata per posta elettronica normale o certificata (PEC), su supporto rimovibile (chiavetta, cdrom, pen drive etc), tramite procedura informatizzata da altre banche dati.

In tutti i casi la documentazione da protocollare viene registrata, classificata e smistata alla UOR competente e, contestualmente, viene assegnata all’RPA ovvero al Responsabile del procedimento amministrativo, cui si il documento si riferisce. L’informativa della registrazione è resa immediatamente disponibile in due modalità:

·                    attraverso un messaggio e-mail che il sistema di gestione documentale invia automaticamente alla casella di posta elettronica indicata dal responsabile della UOR;

·                    attraverso l’accumulo nella vaschetta del menu principale del sistema di gestione documentale.