La corrispondenza su supporto analogico pervenuta all’Amministrazione centrale è smistata dagli addetti dell’Ufficio di protocollo e assegnata alle UOR di competenza. La corrispondenza perviene secondo le seguenti modalità:

·                    posta pervenuta per il tramite di Poste italiane SpA e di altri gestori autorizzati;

·                    posta pervenuta direttamente alle UOR e da questa recapitata al Protocollo  all’interno di una cartella nominativa intestata a ciascuna UOR;

·                    posta recapitata a mano  

·                    posta ricevuta via telefax.

La corrispondenza in arrivo nei dipartimenti e nelle altre Aoo periferiche è protocollata quotidianamente da addetti incaricati dal responsabile.

8.3.1 Apertura delle buste

Tutte le buste ricevute in Amministrazione Centrale vanno aperte a cura del Servizio Protocollo. Fanno eccezione e pertanto non vanno aperte, le buste:

·                    riportanti le seguenti diciture: riservato, personale, confidenziale, spm/sgm (sue proprie mani/sue gentilissime mani), etc. o dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata (ad. Es. busta particolare);

·                    riportanti le seguenti diciture: “offerta”, “gara d’appalto” o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara ( ad esempio il CIG);

8.3.2 Conservazione ed eliminazione delle buste

Le buste pervenute tramite posta raccomandata, corriere o altra modalità per la quale si renda rilevante evidenziare il mezzo di trasmissione (es. una fattura passiva del fornitore estero arrivata in prossimità del termine di scadenza per il pagamento), sono spillate assieme al documento e trasmesse alla UOR.