È consentito l’annullamento di una registrazione di protocollo per motivate e verificate ragioni. Poiché il sistema di protocollo informatico garantisce l’inalterabilità e l’immodificabilità delle registrazioni a protocollo - almeno per quanto riguarda il nucleo minimo dei dati -  la procedura di annullamento è effettuata solo dal Responsabile della gestione documentale, cui verrà inviata la richiesta motivata di annullamento via mail.

La registrazione annullata resta visibile all’interno del sistema di gestione documentale e della sequenza numerica con la dicitura ANNULLATO.

Tale modalità di annullamento adempie a quanto previsto dal Testo Unico all’articolo 54, che prevede che le registrazioni cancellate siano sempre visibili e leggibili: in questo modo il numero annullato non potrà più essere riutilizzato.

Nella registrazione di protocollo appaiono in forma ben visibile, oltre agli elementi già indicati, anche la data, il cognome e nome dell’operatore che ha effettuato l’annullamento mentre l’ora dell’annullamento risulta visibile solo cliccando sul tasto storia.

Si può procedere anche all’annullamento di un documento ricevuto con PEC sebbene il mittente abbia già la ricevuta di avvenuta consegna. In questo caso il mittente riceverà una notifica di annullamento del suo documento con la relativa motivazione.

Non si annulla mai un documento informatico trasmesso con PEC, in quanto il destinatario è già in possesso del documento stesso.

In questo caso si può procedere con la redazione di un nuovo documento che annulla e sostituisce il precedente (citare il riferimento del protocollo) e lo si protocolla e si invia con PEC.