La registrazione a protocollo, per ogni documento ricevuto o spedito dall’AOO, è effettuata mediante la memorizzazione nel sistema di una serie di informazioni costituite da:
a) elementi obbligatori, di rilevanza giuridico-probatoria, cioè di attestazione e certificazione di atti, fatti o eventi giuridicamente rilevanti ( c.d. registratura);
b) elementi accessori, di rilevanza amministrativa, gestionale e organizzativa; tali elementi possono aggiungersi alla registratura per migliorare l’efficienza degli affari, dei procedimenti amministrativi, dell’archivio e/o delle banche dati.

Sono elementi obbligatori:

il numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
la data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
il mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
l’ oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
il numero degli allegati;
la descrizione degli allegati;
l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.
Indicativamente sono considerati elementi accessori:
- data del documento ricevuto;

- numero di protocollo del documento ricevuto;- tipo di spedizione (ordinaria, espressa, corriere, raccomandata con ricevuta di ritorno, fax, ecc.);- collegamento a documenti precedenti e susseguenti;- classificazione del documento attraverso il titolario (titolo, classe e fascicolo; eventuale sottofascicolo e inserto);- data di istruzione del fascicolo;- numero del fascicolo;- numero del sottofascicolo;- numero dell’inserto;- data di chiusura del fascicolo;- tipologia del documento con l’indicazione dei termini di conservazione e di scarto;- ulteriori informazioni sul mittente o destinatario (eventuale ragione sociale completa, maschio / femmina, ecc.);- indirizzo completo del mittente o destinatario (via, numero, c.a.p., città, provincia, stato);- ulteriori informazioni sul destinatario (eventuale ragione sociale completa, maschio / femmina, ecc.);- indirizzo completo del destinatario (via, numero civico, c.a.p., città, provincia, stato).