Il presente Manuale disciplina la gestione, la tenuta e la tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all’archivio storico nelle Aree Organizzative Omogenee dell’Università.
Al Manuale è attribuita la funzione di descrivere il sistema di gestione e conservazione dei documenti e di fornire le istruzioni per il corretto funzionamento dello stesso; esso descrive le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, individuando per ogni azione o processo i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo, in una visione d’insieme – senza soluzioni di continuità – dal protocollo all’archivio storico.
In quest’ottica, il Manuale rappresenta uno strumento operativo che, nel riconoscere il valore strategico del protocollo informatico quale veicolo per la gestione elettronica dei flussi documentali e la concreta realizzazione della trasparenza amministrativa, lo caratterizza quale componente di un sistema integrato funzionale all’automazione dei flussi di lavoro.
Il presente documento pertanto si rivolge non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con l’amministrazione; esso è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti

Più nel dettaglio, il manuale disciplina:

- le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti
- la migrazione dei flussi cartacei verso quelli digitali, ovvero in via transitoria, i flussi cartacei in rapporto al protocollo informatico;
- i livelli di esecuzione, le responsabilità ed i metodi di controllo dei processi e delle azioni amministrative;
- l’uso del titolario di classificazione e del massimario di selezione e di scarto;
- le modalità di accesso alle informazioni da parte di coloro che ne hanno titolo ed interesse, in attuazione del principio di trasparenza dell’azione amministrativa.