Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il protocollo informatico, ogni evento deve essere registrato su un supporto alternativo, denominato Registro di emergenza .
Nell’AOO Amministrazione centrale il Registro di emergenza è rappresentato dal sistema informatico Titulus installato su uno o più computer stand alone, cioè non collegati alla rete, identificati dal responsabile del servizio di protocollo informatico con un numero cardinale sequenziale di due cifre, preceduto dalla sigla RE (Registro di emergenza); ad esempio, RE01, RE02, ecc.

Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare; inizia pertanto il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.
Soluzioni analoghe sono adottate dal responsabile di ciascuna AOO struttura didattica, scientifica e di servizio, previa intesa con il responsabile del servizio di protocollo informatico dell’AOO Amministrazione centrale.

Sul Registro di Emergenza devono essere riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema, oltre ad eventuali annotazioni ritenute rilevanti.
.
Al ripristino della piena funzionalità del sistema, il responsabile del protocollo informatico provvede alla chiusura del registro di emergenza, annotando il numero delle registrazioni effettuate, la data e l’ora di chiusura e provvede alla connessione del registro di emergenza con il protocollo unico, inserendo le registrazioni effettuate utilizzando l’apposita funzione di recupero “riga per riga”;verificato lo “scarico” delle registrazioni autorizza il ripristino del protocollo unico.
Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza è attribuito un nuovo numero di protocollo, seguendo, senza soluzioni di continuità, la numerazione progressiva raggiunta al momento dell’interruzione del servizio. Di conseguenza, i documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo unico recheranno due numeri di protocollo, uno relativo al registro di emergenza ed uno relativo al protocollo unico.