La definizione di una procedura interna di segnalazione in base ai livelli di responsabilità individuati al punto 3 ha l’obiettivo di garantire l’efficacia della rilevazione di operazioni sospette e la tempestività della successiva eventuale segnalazione alla UIF.

I dipendenti che operano negli ambiti indicati dalla normativa di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo, nell’ambito delle proprie competenze, devono analizzare l’eventuale grado di anomalia delle operazioni in corso e valutare se vi siano degli elementi di sospetto tali da rendere opportuno informarne il Responsabile diretto che, a sua volta, opera analoga valutazione relativamente all’opportunità di informare il Dirigente d’Area o il Direttore del proprio Dipartimento.

Il Dirigente d’Area o il Direttore di Dipartimento che viene informato dell’esistenza di un’operazione in relazione alla quale sussista il sospetto che siano in corso o che siano state compiute o tentate attività di riciclaggio o finanziamento del terrorismo, verifica la completezza e correttezza della valutazione compiuta dal personale amministrativo e la segnala al Gestore, anche nel caso in cui ritenga che tale sospetto non sussista.

La segnalazione al Gestore va effettuata utilizzando il “Modulo di segnalazione di operazione sospetta” di cui all’Allegato 1, allegando una breve relazione che sintetizzi il processo logico alla base delle conclusioni raggiunte.

La segnalazione tramite il Modulo e gli allegati sono trasmessi al Gestore in via informatica.

La segnalazione al Gestore, qualora ne sussistano i presupposti, deve essere effettuata anche per operazioni:

- di modico valore;

- non concluse, rifiutate e/o tentate;

- il cui controvalore sia regolato in tutto o parte presso altri soggetti su cui gravano autonomi obblighi di segnalazione.

Il Dirigente o il Direttore di Dipartimento, coadiuvato dal Segretario amministrativo e/o didattico, è tenuto, innanzitutto, a verificare che sia stata compiuta un’adeguata identificazione delle controparti dell’Ateneo, in tutti i casi in cui si tratti di nuovi contraenti, nonché nel caso di contraenti già conosciuti qualora:

-          le operazioni presentino caratteri tali da far sospettare attività di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo;

-          insorgano dubbi sulla veridicità o adeguatezza dei dati forniti per l’identificazione della controparte (a tal fine potranno essere interpellate anche altre amministrazioni pubbliche per riscontri e conferme circa l’identità della controparte).

La valutazione deve basarsi su un’attenta disamina degli elementi a disposizione, anche alla luce degli indicatori di anomalia di cui all’Allegato 2.

Tra gli elementi da considerare nella valutazione, vi sono:

-          l’esito della verifica sull’identità della controparte;

-          l’esito dei controlli sulla controparte presso le banche dati interpellate (Camera di Commercio, Inps, Puntofisco, ecc.) per verificare l’eventuale iscrizione in liste di segnalazione riferite all’antiterrorismo o ad altre attività criminose;

-          la coerenza dell’operazione con l’ambito di attività esercitata dalla controparte;

-          gli esiti dei monitoraggi eseguiti in corso di rapporto (ad es. riguardo ai pagamenti);

-          le informazioni provenienti da fonti non ufficiali quali organi di stampa, internet, ecc.

Qualora i dipendenti e/o i responsabili degli uffici ravvisino il coinvolgimento del Dirigente d’Area o del Direttore di Dipartimento e/o dei Segretari nell’operazione sospetta o qualora lo stesso non trasmetta le evidenze segnalate, inoltrano direttamente al Gestore il modulo di segnalazione con la relativa documentazione.

Si ricorda che la segnalazione di operazione sospetta e la successiva comunicazione all’UIF dei dati è un atto distinto dalla denuncia di fatti penalmente rilevanti e va effettuata indipendentemente dall’eventuale denuncia all’Autorità Giudiziaria.