Il documento amministrativo, comunque formato, deve consentire l’identificazione dell’amministrazione mittente di norma attraverso le seguenti informazioni:

·         la denominazione e lo stemma dell’Università;

·         l’indicazione dell’Unità organizzativa che ha prodotto il documento;

·         il nominativo ed i recapiti del responsabile del procedimento amministrativo cui il documento si riferisce;

Il documento deve inoltre di norma recare almeno le seguenti informazioni:

·         luogo di redazione del documento;

·         la data di redazione (giorno, mese, anno);

·         la segnatura;

·         il numero di repertorio (se il documento è repertoriato);

·         l’oggetto del documento;

·         la firma del responsabile del documento.

Le firme (e le sigle se si tratta di documento analogico) necessarie alla redazione e perfezione giuridica del documento in partenza devono essere apposte prima della sua protocollazione.

3.4.1 Redazione e sottoscrizione dei documenti informatici

I documenti informatici prodotti dall’Università, indipendentemente dal software utilizzato per la loro redazione, prima della sottoscrizione, sono convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa vigente in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche. Ad essi è apposta una firma elettronica secondo le disposizioni dettate dalla normativa vigente.

 L’utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che ne sia data prova contraria (art. 21, comma 2 del D. lgs 7 marzo 2005, n. 82).