Per documento cartaceo s’intende un documento prodotto su supporto cartaceo con strumenti analogici (ad esempio, un’istanza scritta a mano) o con strumenti informatici e stampato (ad esempio, un documento prodotto tramite sistema di videoscrittura).

Il documento analogico rappresenta una modalità di redazione dei documenti in progressivo superamento da parte della Pubblica amministrazione, che, a norma di legge, dovrà produrre esclusivamente documenti informatici.

Si definisce “originale” il documento cartaceo, nella sua redazione definitiva, perfetta nei suoi elementi sostanziali e formali; si ricorda che di uno stesso documento possono esistere più esemplari originali (es. decreti).

Per “minuta” si intende l’esemplare del documento che viene trattenuto nell’archivio del soggetto che l’ha prodotto (o spedito nel caso di documenti soggetti a trasmissione).

Come l’originale, anche la minuta va corredata di sigla e firma autografe.