Per documento informatico s’intende il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.

Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, soddisfa il requisito della forma scritta; se sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale nel rispetto delle regole tecniche vigenti fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritto, se colui contro il quale è prodotto ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta (art. 21 del D. lgs 7 marzo 2005, n. 82 e art. 2702 codice civile).

Il valore probatorio e l’attendibilità dei documenti informatici privi di firma digitale (quali ad esempio il testo trasmesso tramite posta elettronica ordinaria) o con firma non valida saranno liberamente valutabili dalla struttura amministrativa competente, tenuto conto delle loro caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità (spetta quindi al RPA decidere se accettarli o richiedere altra documentazione).

Il documento informatico è prodotto o acquisito con una delle seguenti modalità: produzione, acquisizione, registrazione e generazione automatica da banche dati.

1.       La Produzione è la redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software.

In questo caso le caratteristiche di immodificabilità e integrità sono garantite: mediante sottoscrizione con firma elettronica, dall’apposizione di una validazione temporale; dal trasferimento a soggetti terzi tramite posta elettronica certificata, con ricevuta completa; tramite memorizzazione nel sistema di protocollo informatico; tramite versamento ad un sistema di conservazione.

2.       L’ Acquisizione: può avvenire sia per via telematica; che su supporto informatico, o anche con l’acquisizione della copia per immagine (scansione) su supporto informatico di un documento analogico o della copia informatica di un documento analogico.

Analogamente a quanto detto sopra per gli atti prodotti le caratteristiche di immodificabilità e integrità sono determinate dalla registrazione nel sistema di protocollo informatico, che garantisce l’inalterabilità del documento, o in un sistema di conservazione.

3.       La Registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente.

Le caratteristiche di immodificabilità e integrità sono determinate dalla registrazione dell’esito e dall’applicazione di misure di sicurezza che garantiscano l’integrità del data base, ovvero con l’estrazione dei dati e il trasferimento nel sistema di conservazione.

4.       Generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica. Le caratteristiche di immodificabilità e integrità sono determinate dalla registrazione dell’esito e dall’applicazione di misure di sicurezza che garantiscano l’integrità del data base ovvero con l’estrazione dei dati e il trasferimento nel sistema di conservazione.

3.3.1Il documento amministrativo informatico costituito dal corpo della e-mail istituzionale

L’e-mail costituisce un documento informatico sottoscritto con firma elettronica semplice, in quanto il mittente viene identificato inserendo il proprio username e la propria password.

Le e-mail inviate dalla casella istituzionale sono considerate sottoscritte con firma elettronica semplice e sono soggette a protocollazione solo se il contenuto è rilevante al fine giuridico-probatorio.