1. I dipendenti sottoposti a giudizio per responsabilità civile, penale e amministrativa, in conseguenza di fatti ed atti connessi con l’espletamento del servizio o con l’assolvimento di obblighi istituzionali, qualora intendano affidare la propria difesa ad un avvocato del libero foro, devono darne tempestiva e preventiva comunicazione all’Amministrazione universitaria.

2. Con riferimento a tale comunicazione, l’Amministrazione, ove i tempi per la difesa lo consentano, si riserva la facoltà di richiedere all’Avvocatura dello Stato di assumere la difesa dei dipendenti, entro il termine di 30 giorni dalla comunicazione di cui al comma 1. 

3.   In caso di accettazione della difesa da parte dell’Avvocatura dello Stato, gli interessati, qualora si siano avvalsi di altri difensori di fiducia, o abbiano dichiarato di non volersi avvalere del patrocinio dell’Avvocatura, non avranno diritto al rimborso delle spese legali.  Decorso il termine di 30 giorni dalla comunicazione inviata all’Avvocatura dello Stato, in caso di silenzio o di non accettazione da parte dell’Avvocatura stessa, i soggetti interessati potranno avvalersi di un legale di loro fiducia. 

4. I dipendenti dell’Università, ai fini del rimborso, nei casi consentiti, delle spese legali sostenute, all’esito del procedimento giudiziario che abbia escluso definitivamente ogni responsabilità, devono presentare apposita istanza all’Ufficio del Protocollo corredata da:

-   copia della sentenza o del provvedimento che definisce il procedimento escludendo la responsabilità;

-   copia della fattura, quietanzata dal difensore di fiducia ovvero preavviso di parcella; nel caso in cui venga presentato il preavviso di parcella, entro 90 gg. dalla ricezione dell’importo richiesto, l’interessato dovrà far pervenire all’ufficio competente la fattura quietanzata, pena la restituzione di quanto ricevuto a titolo di rimborso;

-   prospetto di calcolo dei diritti e degli onorari (oneri di legge inclusi), predisposto dal difensore di fiducia, con l’indicazione del dettaglio delle attività difensive svolte; il predetto prospetto deve essere corredato della relativa documentazione (ad esempio, verbali, copia delle memorie e degli scritti difensivi), nonché di copia di ogni ulteriore documentazione attestante le spese per l’opera professionale prestata, delle quali si intenda chiedere il rimborso;

-   dichiarazione in ordine alla eventuale stipula di polizza assicurativa che preveda la copertura delle spese legali e in ordine all’eventuale rimborso ottenuto a tale titolo, con l'impegno di restituire il rimborso ottenuto dall’Università in caso di indennizzo da parte dell’istituto assicuratore.

5.   Non verranno ammesse a rimborso spese non documentate.