1. Per ogni tipologia di trattamento dei dati l’Università fornisce l’informativa all’interessato, salvo il caso in cui l’interessato sia già in possesso delle informazioni (art. 13, par. 4 del Regolamento UE) o in altri casi particolari previsti dall’art. 14, par. 5 del Regolamento UE. L’informativa fornita all’interessato deve essere concisa, trasparente, intellegibile, facilmente accessibile e usare un linguaggio chiaro e semplice.

2. L’informativa deve contenere:

- i dati di contatto dell’Università;

- i dati di contatto del Responsabile della Protezione dei dati personali;

- le finalità del trattamento;

- la base giuridica del trattamento ai sensi dell’art. 5;

- gli eventuali destinatari o le eventuali categorie di destinatari dei dati personali e, nel caso in cui i dati personali non siano raccolti presso l’interessato, anche le categorie di dati trattati e le relative fonti di provenienza;

- l’eventuale volontà di trasferire dati personali a un paese terzo o a un'organizzazione internazionale, l'esistenza di un fondamento giuridico alla base di tale trasferimento, il riferimento alle garanzie adeguate o opportune e i mezzi per ottenere una copia di tali dati o il luogo dove sono stai resi disponibili;

- il periodo di conservazione dei dati personali oppure, in alternativa, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;

- i diritti che l’interessato può esercitare, quali: l’accesso ai dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento o l’opposizione, il diritto alla portabilità dei dati, la revoca del consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca, il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali;

- la necessità di comunicare i dati personali in base a un obbligo legale o contrattuale nonché́ la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento, nonché́ le possibili conseguenze della mancata comunicazione di tali dati;

- l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione e le conseguenze previste da tale trattamento per l'interessato.

3. Nel caso in cui i dati personali debbano essere trattati per una finalità diversa da quella per cui sono stati raccolti, l’Università deve garantire la legittimità di tale ulteriore trattamento.

4. Nel caso in cui i dati non siano raccolti presso l’interessato, l’Università si riserva la possibilità di non fornire l’informativa nel caso in cui l’interessato già disponga delle informazioni oppure comunicare tali informazioni risulti impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato.

5. Le informative di competenza delle strutture sono aggiornate dai Responsabili interni in collaborazione con il Privacy Manager e con il supporto del RPD.

6. La modulistica, sia cartacea che digitale, che prevede la raccolta di dati riferiti a una persona fisica deve contenere almeno le seguenti informazioni:

- la finalità per cui i dati sono raccolti e per la quale saranno usati;

- l’indicazione di chi tratterà i dati all’interno dell’Università e se essi saranno resi disponibili a terzi;

- l’espressione del consenso ove questo fosse una condizione di liceità del trattamento.

7. Il personale e chiunque operi sotto l’autorità dell’Università può trattare i dati personali solo per le specifiche finalità indicate nell’informativa fornita all’interessato al momento del conferimento dei dati o per ogni altra finalità prevista dalla legge. I dati personali non possono essere usati per finalità diverse da quelle per le quali sono stati raccolti. Se si rendesse necessario modificare le finalità del trattamento, l’interessato dovrà essere informato della nuova finalità prima dell’inizio di qualunque trattamento. Fanno eccezione a questa disposizione i trattamenti effettuati per finalità di ricerca.