Di norma la ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite la casella di posta elettronica certificata istituzionale.
Qualora pervenga a tale casella un documento informatico sottoscritto con firma digitale, il personale del servizio protocollo, previa verifica della validità della firma apposta e della leggibilità del documento, procede alla registrazione del documento all’interno del sistema Titulus.
La verifica preliminare della validità del documento comprende le seguenti operazioni:

apertura della busta “virtuale” contenente il documento firmato;
verifica della validità del certificato;
verifica della firma (o delle firme multiple);
L’esito della procedura di verifica va inserita nel campo note della registrazione di protocollo con una delle seguenti diciture: “verifica firma digitale eseguita: certificato valido” oppure : “verifica firma digitale eseguita: certificato scaduto” oppure “verifica firma digitale eseguita: certificato revocato” oppure “verifica firma digitale eseguita: certificato sospeso” oppure “verifica firma digitale eseguita: impossibile effettuare verifica

Il documento, successivamente alla registrazione, viene classificato e smistato alla UO competente tramite il sistema informatico Titulus.
Come per il documento cartaceo, la UO assegnataria è incaricata delle operazioni di fascicolazione, vale a dire della corretta creazione e gestione del fascicolo relativo all’affare o al procedimento cui il documento si riferisce.

Qualora il documento ricevuto non sia conforme agli standard previsti dalla normativa vigente, spetta al responsabile del procedimento o affare valutare se accettare il documento informatico assegnato non sottoscritto con firma digitale o richiedere altra documentazione al mittente, tenuto conto degli oggettive caratteristiche di autenticita’ e sicurezza.
E’ fatto in ogni caso obbligo di inserire nel campo note della registrazione di protocollo la dicitura “documento ricevuto nella casella istituzionale di PEC non sottoscritto con firma digitale”.