Qualora un documento dia luogo all’avvio di un nuovo procedimento o di un nuovo affare, il soggetto preposto provvede all’apertura di un nuovo fascicolo, sia cartaceo che informatico.
Tutti i documenti, indipendentemente dal loro supporto, debbono essere riuniti in fascicoli
Nel fascicolo devono essere conservati i documenti relativi ad un medesimo procedimento o affare di competenza della AOO o di una UO della medesima, classificati in maniera omogenea; ad ogni fascicolo corrisponde, di norma, un solo procedimento o affare riferito ad un’attività in corso o già espletata.

Un fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere articolati in inserti.
I documenti devono essere conservati nel fascicolo, sottofascicolo, inserto, secondo l’ordine progressivo di registrazione, secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, secondo la propria data. Il documento più recente compare sempre in testa fra quelli contenuti nel fascicolo.
Il fascicolo analogico cartaceo contiene tutti i documenti su supporto cartaceo di competenza della AOO/Uo, pertinenti il medesimo procedimento o affare.
Il fascicolo informatico contiene tutti i documenti informatici pertinenti il medesimo procedimento o affare, compresi quelli corrispondenti alla rappresentazione informatica di documenti analogici cartacei (file risultante dalla scansione del documento cartaceo originale).

La copertina del fascicolo (cd. “camicia” ) corrisponde al fac-simile riportato in allegato.