Il fascicolo è individuato dai seguenti elementi:

a) anno di istruzione;

b) indice di classificazione (titolo/classe del titolario di classificazione);

c) numero di fascicolo;
d) oggetto, ossia la descrizione del procedimento o affare cui inerisce il documento;

Le ulteriori suddivisioni corrispondenti a sottofascicoli o inserti sono identificate con un’ulteriore catena numerica posta gerarchicamente al di sotto del numero di fascicolo o del sottofascicolo.

Oltre agli elementi classificatori e all’oggetto, concorrono all’identificazione del fascicolo l’indicazione della UO e del responsabile.