Ogni registrazione di protocollo informatico produce un record nel sistema di gestione documentale che viene accodato nella base dati del sistema. Come previsto dalla normativa vigente le informazioni registrate nei campi immodificabili non sono alterabili nemmeno dall’amministratore del sistema.

Ogni informazione utile ad integrare i dati registrati viene inserita nei campi delle annotazioni e delle note e conservati assieme ai metadati relativi alla registrazione di protocollo. Nei suddetti campi si inseriscono anche le errate corrige che risultano utili alla correzione di eventuali errori di digitazione commessi in fase di registrazione dei documenti.

 Inoltre ogni ulteriore operazione di inserimento e modifica sui campi modificabili viene registrata su un file in grado di evidenziare eventuali tentativi di manipolazione. Da esso l’amministratore del sistema è in grado di ottenere l’elenco delle modifiche effettuate su una data registrazione ottenendo in dettaglio:

·                    nome dell’utente;

·                    data e ora;

·                    postazione di lavoro;

·                    tipo di comando (inserimento/modifica/visualizzazione/cancellazione);

·                    valore dei campi soggetti a modifica.

permettendo quindi una completa ricostruzione cronologica di ogni registrazione e successiva lavorazione (smistamento, invio per conoscenza, restituzione, fascicolatura ecc.).

Al fine di garantire la conservazione e l’immodificabilità delle registrazioni, il file contenente le registrazioni relative al registro informatico di protocollo giornaliero viene trasmesso in conservazione nella giornata lavorativa successiva.