Per documento amministrativo s’intende “ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni oppure non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale” (art. 22, legge 7 agosto 1990, n. 241).

Un documento amministrativo è dunque una “rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle amministrazioni pubbliche o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa” (art. 1 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445).

I documenti dell’Università sono inoltre un “bene culturale” e come tali vanno tutelati sia nella loro singolarità che nell’unitarietà dell’archivio (D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42).