Il sistema di gestione documentale garantisce la tutela dei dati personali e dei dati sensibili tramite l’assegnazione differenziata dei profili di abilitazione, intervento, modifica e visualizzazione dei documenti di protocollo in rapporto alle funzioni e al ruolo svolto dagli utenti.

Il responsabile della gestione documentale riceve dai responsabili delle UOR dell’Amministrazione centrale e dai responsabili delle strutture didattiche, scientifiche e di servizio corrispondenti alle AOO relative, richiesta scritta (anche tramite e-mail) di abilitazione per ciascun utente, concordando, caso per caso, le tipologie di abilitazione.

Al di là di casi specifici, da concordare con il Responsabile della gestione documentale, presso l’Ateneo sono attivi i seguenti profili:

•           Consultatore di UOR: visualizza i documenti di una UOR determinata, con l’eccezione dei documenti riservati

•           Protocollista di UOR: visualizza e registra i documenti in partenza (e in arrivo se lavora in un dipartimento), i repertori, i documenti da pubblicare all’albo di una UOR determinata, con l’eccezione dei documenti riservati.

•           Protocollista dell’Ufficio protocollo dell’Amministrazione centrale: protocolla e smista i documenti in arrivo dell’AOO Amministrazione centrale, cura la tenuta del Repertorio dei Decreti.

•           Responsabile della gestione documentale: visualizza, registra e annulla tutti i documenti di una AOO, compresi i documenti riservati, nonché gestisce il sistema di abilitazione (ACL) e i profili di accesso alla procedura.

Ulteriori abilitazioni particolari possono essere previste per i profili specifici di utenti (es. Segreteria di Rettorato e del Direttore generale).