1. Il mittente individua l’autore o gli autori (persone fisiche o enti) del messaggio in arrivo.
2. Il destinatario individua la persona fisica o l’ente alla quale viene inviato il documento in partenza o interno..
3. L’oggetto è l’indicazione sommaria del contenuto del documento; va espresso con l’uso di almeno trenta caratteri non ripetibili.
4. L’inserimento dei dati relativi ai campi mittente/destinatario e oggetto sono improntati al rispetto di criteri standard, sulla base di linee guida mirate a facilitare la ricerca successiva delle informazioni.
5. Gli allegati sono individuati dall’indicazione del loro numero nonché dalla loro descrizione sommaria; vanno parimenti individuati e descritti inserti ed annessi.