Nel caso in cui non sia possibile procedere alla registrazione di protocollo nel giorno di ricevimento (ad esempio per un eccezionale e imprevisto carico di lavoro, per un problema tecnico o per una ricezione avvenuta via fax durante la chiusura dell’ufficio) e qualora dalla mancata registrazione di un documento nel medesimo giorno di ricezione possa venire meno un diritto di terzi, è possibile effettuare la registrazione differita di protocollo.

Il protocollo differito consente la normale registrazione a protocollo con l’evidenza della data effettiva di ricevimento e il suo uso è autorizzato dal responsabile della gestione documentale cui si invia richiesta via mail (come per l’annullamento).

La registrazione differita è possibile esclusivamente per i documenti in arrivo e non si applica per i documenti informatici pervenuti via PEC, in quanto la PEC, (grazie alle ricevute  e alle notifiche di accettazione e consegna) attesta la data certa di ricevimento dell’atto.