Presso l’AOO Amministrazione centrale è stato istituito presso l’Ufficio Protocollo e Archivio il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, come previsto dal DPR 445/2000, art. 61, il cui responsabile è individuato tra il personale in possesso di idonei requisiti di professionalità tecnico-archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.

Al Servizio è attribuita la competenza di tenuta del sistema di gestione analogica e informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi, nonché il coordinamento degli adempimenti previsti dalla normativa vigente.

Il responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi è anche Coordinatore della gestione documentale, ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013, art. 3 ed è stato individuato con DDG nr. 362 del 10 ottobre 2000.

In particolare il servizio cura:

·         il livello di autorizzazione (ACL) per l’accesso al sistema di gestione documentale – protocollo informatico - degli utenti, secondo profili distinti in ruoli, abilitati, rispettivamente, alla mera consultazione all’inserimento o alla modifica delle informazioni, sulla base delle richieste provenienti dal Responsabile della AOO o della UOR.

·         la correttezza delle operazioni di registrazione, segnatura, gestione dei documenti e dei flussi documentali;

·         il ripristino delle funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie entro 24 ore dal blocco delle attività;

·         le autorizzazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;

l’adeguamento del sistema di gestione documentale alle eventuali modifiche dell’organigramma e funzionigramma dell’Ateneo.