Anteriormente alle partenze, il docente accompagnatore responsabile, con visto del Direttore dell'Istituto, dovrà richiedere la preventiva autorizzazione al Consiglio di Amministrazione, presentando una relazione, in questo caso dettagliata, dalla quale risultino le finalità scientifiche e didattiche del viaggio, i nominativi dei docenti accompagnatori, l'elenco degli studenti partecipanti, l'incidenza del numero degli studenti sulla spesa complessiva e la rispettiva quota a carico, nonché un dettagliato preventivo di spesa.
A quest'ultimo fine vale a precisare che saranno rimborsate dall'Università, a gravare su predetto fondo, soltanto le spese per lo spostamento ed il soggiorno degli studenti nelle località oggetto di studio.
Sono ammesse perciò a rimborso le spese sostenute a titolo di:

- acquisto di biglietti di viaggio sui normali mezzi di trasporto (si richiede la presentazione del documento originale);
- spese per noleggio di pullman tramite agenzie autorizzate, qualora il trasporto con tale mezzo risulti più favorevole;
- servizi alberghieri (II cat.);
- pasti consumati dagli studenti durante il viaggio (con esclusione di spese bar, spuntini, ecc.) dimostrabili con ricevute rispondenti alle consuetudini del Paese in cui avviene il viaggio d'istruzione.
Date le diverse esigenze che si riscontrano nei vari settori di studio, per esempio nel caso di esercitazioni fuori sede per scavi archeologici, il Consiglio di Amministrazione si riserva di autorizzare il rimborso di spese per il soddisfacimento di particolari esigenze, come l'allestimento di cucine da campo, l'uso del mezzo proprio da parte del docente accompagnatore, il pagamento di prestazioni professionali e di lavori, l’acquisto di materiali indispensabili per il buon andamento didattico e scientifico delle operazioni.
Ai docenti accompagnatori verrà corrisposto il trattamento di diaria in conformità a quanto stabilito con la L. 836/73 e successive modifiche e integrazioni. Tale compenso graverà sul cap. 1/02/08 "indennità di missione".
Qualora, in sede di presentazione del preventivo, venga fatta una richiesta di anticipazione, questa verrà liquidata solo dopo approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione e previa presentazione, da parte del docente autorizzato, di una dichiarazione di assunzione della responsabilità dell'importo ottenuto.
A viaggio d'istruzione concluso dovrà venire stilata una apposita relazione per il Consiglio di Amministrazione comprensiva di :

- un elenco delle persone che hanno preso parte al viaggio (studenti più docenti accompagnatori);
- una relazione scientifica sul viaggio d’istruzione;
- un rendiconto finanziario con allegate le fatture già saldate o, eventualmente ancora da liquidare (queste ultime munite del regolare visto di liquidazione da parte del Direttore dell'Istituto).
Tutte le fatture devono essere regolarmente intestate all'Istituto che ha organizzato il viaggio (e non al docente), ed essere assoggettate all'IVA. Se esenti dovranno riportare i termini di legge dell'esenzione ed essere bollate con Euro 0,26.- quando superino l'importo di Euro 25,82.-
La liquidazione delle spese dovrà essere contenuta entro il finanziamento deliberato dal Consiglio di Amministrazione, e non potranno venire operati conguagli a carico delle dotazioni ordinarie o di altri fondi a disposizione dell'Istituto.