1. I soggetti, pubblici o privati, interessati alla concessione in uso temporaneo di spazi dell’Università debbono rivolgere richiesta formale mediante compilazione della domanda (allegato 1) al soggetto concedente gli spazi di interesse almeno 30 giorni prima della data di inizio del previsto uso.

2. La richiesta dovrà contenere:

-          la tipologia e i contenuti dell’iniziativa, i partecipanti ed i destinatari della medesima

-          la natura commerciale o meno dell’iniziativa

-          il referente responsabile

-          il numero dei partecipanti atteso

-          l’indicazione dello spazio richiesto

-          i giorni e gli orari di utilizzo

-          i servizi richiesti ovvero l’impiego di particolari attrezzature o altro materiale da installarsi a carico del richiedente e per il quale si chiede esplicita espressa autorizzazione

-          l’eventuale agenzia/segreteria organizzatrice

-          l’indicazione degli strumenti con cui verrà pubblicizzato l’evento

-          l’impegno ad indicare negli strumenti di promozione e pubblicità dell’iniziativa la dicitura “Si ringrazia /su concessione/ in collaborazione con l’Università degli Studi di Trieste”, concordandola col soggetto concedente;

-          i dati necessari per la fatturazione.

3. Nel caso di richieste per lo svolgimento di riprese fotografiche o cinematografiche, la richiesta dovrà inoltre indicare:

-          il bene da riprodurre

-          i contenuti, le finalità e la destinazione delle riprese o riproduzioni

-          i mezzi e modalità di ripresa

-          le forme eventuali di distribuzione o pubblicità verso terzi

-          il numero degli esemplari prodotti

-          il paese /o paesi nei quali il materiale verrà distribuito.

4. Entro 7 giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta, l’ufficio, verificata la compatibilità con l’attività istituzionale, invierà:

-          proposta di sottoscrizione dell’atto di concessione (allegato 2) o comunicazione formale di impossibilità di accordare la concessione

oppure

-          la proposta di un incontro con il soggetto richiedente per una più precisa valutazione della richiesta e delle necessità connesse.

5. La concessione in uso di aule e/o spazi per manifestazioni che, in base alla normativa vigente, necessitano di autorizzazione da parte di Autorità esterne (ASL, Prefetto etc.) è subordinata al rilascio della stessa.

6. La mancata sottoscrizione dell’atto entro il termine previsto determina il venir meno di ogni obbligo dell’Università rispetto alla prenotazione degli spazi.

7. L’Ufficio, comunque, può sempre revocare la concessione per sopravvenute ed eccezionali ragioni di sicurezza e di ordine pubblico.