1. Ciascuna struttura provvede alla registrazione del documento in arrivo con l’assegnazione degli elementi obbligatori del protocollo, cioè della data di registrazione, del numero di protocollo, del mittente, dell’oggetto del documento, del numero e della descrizione degli eventuali allegati.
2. Qualora venga erroneamente registrato un documento di competenza di terzi (altro ente, altra persona fisica o giuridica ) la registrazione va annullata, utilizzando un altro numero di protocollo per la trasmissione a chi di competenza
3. Le lettere anonime e i documenti privi di firma vanno protocollati.
4. Ogni documento in arrivo, al momento della registrazione, deve essere classificato ed inserito nel fascicolo di competenza.