1. Per ogni dipendente deve essere istruito un apposito fascicolo nominativo, che può essere distinto in sottofascicoli riportanti le variazioni di carriera e quant’altro ritenuto necessario; tale fascicolo viene aperto al momento dell’assunzione o riaperto nel caso di ripristino del rapporto di lavoro e chiuso al momento in cui cessa il rapporto di lavoro.
2. Analogamente deve essere istruito un fascicolo nominativo per ogni studente; tale fascicolo viene aperto all’atto dell’immatricolazione e chiuso alla conclusione ovvero alla cessazione degli studi.

3. I fascicoli del personale e degli studenti costituiscono due distinte serie archivistiche, che vanno archiviate in ordine di matricola e, se assente, in ordine alfabetico per cognome e nome.