1. Per i procedimenti amministrativi o gli affari per i quali si renda necessaria la riservatezza temporanea delle informazioni, ossia il differimento dei termini di accesso, è prevista una forma di accesso riservato al protocollo unico.

In questo caso, è necessario indicare, contestualmente alla registrazione di protocollo, anche l’anno, il mese ed il giorno, nel quale le informazioni temporaneamente riservate divengono soggette all’accesso ordinariamente previsto.

2. Sono previste particolari forme di riservatezza e di accesso controllato al protocollo unico per.
a) documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari;
b) documenti di carattere politico e di indirizzo di competenza del Rettore o di gestione del Direttore amministrativo che, se resi di pubblico dominio, possano ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati;
c) documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell’attività amministrativa;
d) le tipologie di documenti individuati dall’art. 24 della legge 7 agosto 1990 n. 241 e dall’art.8 del D.P.R. 27 giugno 1992 n. 352, nonché dalla legge 675/96 (e successive modifiche ed integrazioni) e norme collegate.
3. Il Rettore ed il Direttore amministrativo ed il Garante di Ateneo sono autorizzati, all’interno del protocollo unico, all’attivazione di una procedura particolare di registrazione di protocollo con accesso riservato, costituente il “Protocollo particolare”.

4. I documenti per i quali sia stata attivata la registrazione di protocollo nel “Protocollo particolare” costituiscono l’archivio particolare.
5. Il protocollo particolare è utilizzato dal Rettore, dal Direttore amministrativo e dal Garante di Ateneo mediante l’apposizione della propria firma o nota autografa sul documento da registrare.