Tutte le commesse di lavori e di forniture vanno effettuate con buoni di ordinazione, numerati progressivamente, raccolti in apposito bollettario e firmati, a seconda dei casi, dal Direttore Amministrativo, dal Direttore di Dipartimento o di Istituto.
I buoni di ordinazione vanno così utilizzati:

1) l'originale deve essere inviato al fornitore;
2) la prima copia, per consentire l'assunzione dell'impegno di spesa, deve essere inviata alla Ragioneria centrale a cura dei responsabili dei Servizi tecnico-amministrativi interessati, ovvero deve esser trattenuta dalla Segreteria amministrativa del Dipartimento o dell'Istituto;
3) per gli ordini emessi dall'Amministrazione, la seconda copia deve essere custodita, a seconda dei casi, presso il Servizio tecnico-amministrativo proponente.
Tutte le fatture devono essere esibite all'ufficio Ragioneria in duplice copia munita a seconda dei casi da documenti comprovanti la regolare esecuzione dei lavori, forniture e servizi, dai verbali di collaudo, ove richiesti, dai buoni di carico quando si tratta di beni inventariabili ovvero da bolletta di consegna per materiali da assumere in carico nei registri di magazzino, dalla copia degli atti di impegno o dall'annotazione degli estremi di essi, dalle note di liquidazione e da ogni altro documento che giustifichi la spesa. Una copia va allegata al titolo di spesa e l'altra conservata agli atti, salvo casi specifici in cui, per motivi di rendicontazione ad altri Enti sovventori, potranno essere richieste ulteriori duplicazioni in copia di documentazione.