Manuale di gestione del protocollo informatico
Titolo 6 - Descrizione funzionale del sistema di protocollo informatico
Capo 1 - Il software Titulus

Art. 6.1.3 - Profili utente e responsabilità

Il sistema garantisce la tutela dei dati personali e dei dati sensibili tramite l'assegnazione differenziata dei diritti di modifica e di visualizzazione dei documenti di protocollo in rapporto alle funzioni e al ruolo svolto dagli utenti.

Livelli generali di accesso interno

Il sistema prevede diverse possibilità di combinazione dei profili di accesso al protocollo informatico:

visibilità possibilità per un utente abilitato di visualizzare una registrazione di protocollo, con l’esclusione dei documenti riservati;
inserimento possibilità per un utente abilitato di inserire i dati e provvedere ad una registrazione di protocollo;
modifica possibilità per un utente abilitato di modificare i dati gestionali di una registrazione di protocollo, con l’esclusione dei dati obbligatori;
annullamento possibilità per un utente abilitato di annullare una registrazione di protocollo;

Il responsabile del Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi riceve dai responsabili di UO dell’Amministrazione centrale e dai responsabili delle strutture didattiche, scientifiche e di servizio corrispondenti alle AOO relative, richiesta scritta (anche tramite e-mail) di abilitazione per ciascun utente, concordando, caso per caso, le tipologie di abilitazione.

Profili utente

Amministratore di sistema
Soggetto che ha la possibilità di effettuare operazioni straordinarie sul sistema (es.: ripristino a seguito di eventuali interruzioni, monitoraggio delle operazioni compiute, predisposizione delle autorizzazioni di accesso al sistema, ecc.).
Nell’ambito dell’Università il sistema informatico è amministrato dal Centro Servizi Informatici di Ateneo (CSIA) e dal personale all’uopo individuato ed incaricato dal Direttore del CSIA.

Protocollista
Il protocollista è l'utente che ha l’autorizzazione ad eseguire la registrazione dei documenti, all'acquisizione di immagini da scanner ed alla conseguente associazione al documento di protocollo, e parimenti alla associazione di eventuali allegati informatici (operazione che può essere eseguita anche differita, ma che poi non può più essere più modificata).
Al Protocollista è tipicamente assegnata anche la possibilità di accedere all'anagrafica per inserire o modificare (ma non cancellare) strutture e persone esterne e comuni. Non gli sono concessi diritti speciali, amministrativi, di intervento sui fascicoli, di riservatezza e di visibilità

Responsabile del procedimento o affare (RPA)
E’ la persona che ha la responsabilità del documento. Suo compito, nell’ambito della gestione documentale, è quello di inserire il documento in un fascicolo e trattare il procedimento o l’affare a cui quel fascicolo si riferisce.
Nelle more dell’implementazione nel sistema Titulus delle tipologie dei procedimenti con i relativi responsabili e termini, nell’AOO Amministrazione centrale il RPA è individuato nel responsabile formale della UO destinataria diretta dei documenti in arrivo e produttrice dei documenti in partenza o interni.
Nelle Facoltà, Dipartimenti e Centri servizi autonomi di spesa RPA è rispettivamente il Preside, il Direttore di Dipartimento e il Direttore del Centro servizi.
Il RPA è ovviamente abilitato anche a svolgere le stesse operazioni curate in via ordinaria dal protocollista.

Utente (addetto di AOO o di UO) abilitato alla consultazione
Gli utenti delle AOO strutture didattiche, scientifiche e di servizio e gli utenti delle UO dell’AOO amministrazione centrale possono essere abilitati all’accesso al sistema informativo nella modalità della sola visione, limitatamente ai documenti della rispettiva AOO o UO e con le restrizioni formalmente indicate dal RPA.