I documenti analogici cartacei dotati di firma autografa prodotti da una AOO o da una UO dell’Università, aventi per destinatario un ente o soggetto terzo, vanno di norma redatti in due esemplari, un originale per il destinatario e una minuta in originale da conservare nel fascicolo relativo al procedimento o all’affare dell’AOO o della UO mittente.
Successivamente alla registrazione a protocollo i documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi all’ufficio addetto allo smistamento della corrispondenza (per l’AOO Amministrazione centrale ) ovvero spediti direttamente dalla UO mittente di norma lo stesso giorno lavorativo della protocollazione.
Qualora i documenti, successivamente alla registrazione a protocollo, vengano trasmessi via fax va apposta sull’originale del documento la seguente dicitura: “la trasmissione via fax del presente documento non prevede l’invio del documento originale”
Solo su richiesta del destinatario verrà trasmesso anche l’originale.
Le ricevute dell’avvenuta trasmissione sono trattenute dalla UO che ha effettuato la trasmissione e conservate all’interno del fascicolo di pertinenza del documento.