La registrazione a protocollo dei documenti analogici cartacei in partenza è effettuata dal personale dell’AOO o della UO interessata abilitato ad accedere al sistema informatico Titulus incaricato di siffatto tipo di operazione.
L’inserimento dei dati relativi al destinatario è assoggettata alle Linee guida per l’inserimento dell’anagrafica descritte nell’Allegato F.
Le operazioni comprendono la classificazione e l’obbligo dell’acquisizione in formato immagine del documento tramite il processo di scansione e conseguente memorizzazione nel sistema informativo Titulus.

Sono esclusi dalla digitalizzazione solo quei documenti o allegati per i quali la procedura di scansione sia impossibile o difficoltosa in ragione del formato (documento rilegato e voluminoso, foglio di carta eccedente il formato A4, ecc.) o per il tipo di supporto (CD, DVD, ecc.) e, in ogni caso, i documenti e gli allegati in formato cartaceo che superino n. 10 fogli in formato A4.
Nei casi in cui, per le ragioni suesposte, non sia possibile digitalizzare integralmente i documenti e gli allegati, va inserita nel campo Note della registrazione del protocollo la dicitura “si trasmette per via postale il documento cartaceo composto da n _ fogli”; “l’allegato composto da n _ fogli”; gli allegati composti da n._ fogli”, ecc.
Successivamente alla registrazione, il responsabile del procedimento o affare assicura la fascicolazione del documento analogico cartaceo redatto secondo l’impostazione grafica di un modello istituzionale prescelto dalla AOO, sia nel sistema informativo Titulus che, nel corrispondente fascicolo cartaceo.