Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede fino a querela di falso circa la data e l’effettivo ricevimento o spedizione di un documento, di qualsiasi forma e contenuto ed è idoneo a produrre effetti giuridici tra le parti.
Il registro di protocollo ha cadenza annuale: inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno ed è unico per ciascuna delle AOO dell’Ateneo.
Sono oggetto di registrazione obbligatoria tutti i documenti, indipendentemente dal loro supporto, che siano ricevuti e spediti dall’Ateneo a mittenti e destinatari esterni, nonché quelli scambiati tra gli uffici appartenenti all’Amministrazione centrale o all’interno delle AOO articolate in UOR (protocollo interno). Ogni numero di protocollo individua un unico documento e gli eventuali allegati allo stesso.
La registrazione di protocollo è effettuata (tempestivamente, di norma nel primo giorno lavorativo utile) mediante l’apposizione in forma immodificabile e permanente delle informazioni riguardanti il documento stesso. Tali informazioni sono il complesso di elementi obbligatori immodificabili, elementi obbligatori modificabili ed elementi non obbligatori e modificabili.
Gli elementi obbligatori immodificabili - che servono ad attribuire al documento data e provenienza certa - sono:
· numero di protocollo progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche;
· data di registrazione;
· corrispondente, ovvero mittente per il documento in arrivo, destinatario per il documento in partenza;
· oggetto;
· impronta del documento informatico;
· numero e descrizione degli allegati;
L’insieme di tali elementi è denominato «registratura» o “nucleo minimo di protocollo”.
Gli elementi obbligatori modificabili sono:
· unità organizzativa responsabile del procedimento/affare/attività (UOR);
· responsabile del procedimento amministrativo (RPA);
· classificazione archivistica;
· fascicolo.
Gli elementi non obbligatori modificabili sono tutti gli altri tipi di annotazioni e note che integrano la registrazione. E’ il caso della errata corrige che può rettificare errori di digitazione commessi nella compilazione dei campi immodificabili, oppure annotazioni relative all’arrivo in data successiva di un secondo esemplare dello stesso documento precedentemente ricevuto e protocollato,( previa verifica della sua conformità al primo).
Nel caso in cui non sia possibile procedere alla registrazione di protocollo nel giorno di ricevimento (ad esempio per un eccezionale e imprevisto carico di lavoro, per un problema tecnico o per una ricezione avvenuta via fax durante la chiusura dell’ufficio) e qualora dalla mancata registrazione di un documento nel medesimo giorno di ricezione possa venire meno un diritto di terzi, è possibile effettuare la registrazione differita di protocollo.
Il protocollo differito consente la normale registrazione a protocollo con l’evidenza della data effettiva di ricevimento e il suo uso è autorizzato dal responsabile della gestione documentale cui si invia richiesta via mail (come per l’annullamento).
La registrazione differita è possibile esclusivamente per i documenti in arrivo e non si applica per i documenti informatici pervenuti via PEC, in quanto la PEC, (grazie alle ricevute e alle notifiche di accettazione e consegna) attesta la data certa di ricevimento dell’atto.
Sono esclusi per legge dalla registrazione di protocollo (ai sensi dell’art. 53, comma 5 dpr 445/2000):
· le Gazzette Ufficiali;
· i bollettini ufficiali e i notiziari della P.A.;
· le note di ricezione delle circolari e di altre disposizioni
· i materiali statistici;
· gli atti preparatori interni;
· i giornali; le riviste e i libri;
· i materiali pubblicitari non richiesti (se la documentazione è allegata a un procedimento, come la richiesta di iscrizione all’albo fornitori, va protocollata);
· gli inviti a manifestazioni.
Sono parimenti esclusi dalla registrazione di protocollo:
· i certificati medici dei dipendenti. Pervengono su casella PEC dedicata e vengono registrati ma non protocollati.
Sono esclusi su disposizione dell’ente:
· le richieste di ferie;
· le richieste di permessi retribuiti;
· le comunicazioni da parte di enti diversi di bandi di concorso.
Il Responsabile della gestione documentale attiva il registro di emergenza ogniqualvolta per cause tecniche si verifichi un blocco dei servizi di durata rilevante, dandone immediata comunicazione agli utenti.
Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema.
La sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea.
Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema.
Durante la fase di ripristino, a ciascun documento protocollato nel registro di emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.
I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale recano, pertanto, due numeri: quello del protocollo di emergenza e quello del protocollo ordinario.
La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo. In tal modo è assicurata la corretta sequenza dei documenti che fanno parte di un determinato procedimento amministrativo.
Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare: inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.
Ogni registrazione di protocollo informatico produce un record nel sistema di gestione documentale che viene accodato nella base dati del sistema. Come previsto dalla normativa vigente le informazioni registrate nei campi immodificabili non sono alterabili nemmeno dall’amministratore del sistema.
Ogni informazione utile ad integrare i dati registrati viene inserita nei campi delle annotazioni e delle note e conservati assieme ai metadati relativi alla registrazione di protocollo. Nei suddetti campi si inseriscono anche le errate corrige che risultano utili alla correzione di eventuali errori di digitazione commessi in fase di registrazione dei documenti.
Inoltre ogni ulteriore operazione di inserimento e modifica sui campi modificabili viene registrata su un file in grado di evidenziare eventuali tentativi di manipolazione. Da esso l’amministratore del sistema è in grado di ottenere l’elenco delle modifiche effettuate su una data registrazione ottenendo in dettaglio:
· nome dell’utente;
· data e ora;
· postazione di lavoro;
· tipo di comando (inserimento/modifica/visualizzazione/cancellazione);
· valore dei campi soggetti a modifica.
permettendo quindi una completa ricostruzione cronologica di ogni registrazione e successiva lavorazione (smistamento, invio per conoscenza, restituzione, fascicolatura ecc.).
Al fine di garantire la conservazione e l’immodificabilità delle registrazioni, il file contenente le registrazioni relative al registro informatico di protocollo giornaliero viene trasmesso in conservazione nella giornata lavorativa successiva.
Sono oggetto di registrazione obbligatoria tutti i documenti, indipendentemente dal loro supporto, che siano ricevuti e spediti dall’Ateneo a mittenti e destinatari esterni, nonché quelli scambiati tra gli uffici appartenenti all’Amministrazione centrale o all’interno delle AOO articolate in UOR (protocollo interno). Ogni numero di protocollo individua un unico documento e gli eventuali allegati allo stesso.
La registrazione di protocollo è effettuata (tempestivamente, di norma nel primo giorno lavorativo utile) mediante l’apposizione in forma immodificabile e permanente delle informazioni riguardanti il documento stesso. Tali informazioni sono il complesso di elementi obbligatori immodificabili, elementi obbligatori modificabili ed elementi non obbligatori e modificabili.
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Gli elementi obbligatori immodificabili - che servono ad attribuire al documento data e provenienza certa - sono:
· numero di protocollo progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche;
· data di registrazione;
· corrispondente, ovvero mittente per il documento in arrivo, destinatario per il documento in partenza;
· oggetto;
· impronta del documento informatico;
· numero e descrizione degli allegati;
L’insieme di tali elementi è denominato «registratura» o “nucleo minimo di protocollo”.
Gli elementi obbligatori modificabili sono:
· unità organizzativa responsabile del procedimento/affare/attività (UOR);
· responsabile del procedimento amministrativo (RPA);
· classificazione archivistica;
· fascicolo.
Gli elementi non obbligatori modificabili sono tutti gli altri tipi di annotazioni e note che integrano la registrazione. E’ il caso della errata corrige che può rettificare errori di digitazione commessi nella compilazione dei campi immodificabili, oppure annotazioni relative all’arrivo in data successiva di un secondo esemplare dello stesso documento precedentemente ricevuto e protocollato,( previa verifica della sua conformità al primo).