Per documento amministrativo s’intende “ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni oppure non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale” (art. 22, legge 7 agosto 1990, n. 241).
Un documento amministrativo è dunque una “rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle amministrazioni pubbliche o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa” (art. 1 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445).
I documenti dell’Università sono inoltre un “bene culturale” e come tali vanno tutelati sia nella loro singolarità che nell’unitarietà dell’archivio (D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42).
Per documento cartaceo s’intende un documento prodotto su supporto cartaceo con strumenti analogici (ad esempio, un’istanza scritta a mano) o con strumenti informatici e stampato (ad esempio, un documento prodotto tramite sistema di videoscrittura).
Il documento analogico rappresenta una modalità di redazione dei documenti in progressivo superamento da parte della Pubblica amministrazione, che, a norma di legge, dovrà produrre esclusivamente documenti informatici.
Si definisce “originale” il documento cartaceo, nella sua redazione definitiva, perfetta nei suoi elementi sostanziali e formali; si ricorda che di uno stesso documento possono esistere più esemplari originali (es. decreti).
Per “minuta” si intende l’esemplare del documento che viene trattenuto nell’archivio del soggetto che l’ha prodotto (o spedito nel caso di documenti soggetti a trasmissione).
Come l’originale, anche la minuta va corredata di sigla e firma autografe.
Per documento informatico s’intende il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, soddisfa il requisito della forma scritta; se sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale nel rispetto delle regole tecniche vigenti fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritto, se colui contro il quale è prodotto ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta (art. 21 del D. lgs 7 marzo 2005, n. 82 e art. 2702 codice civile).
Il valore probatorio e l’attendibilità dei documenti informatici privi di firma digitale (quali ad esempio il testo trasmesso tramite posta elettronica ordinaria) o con firma non valida saranno liberamente valutabili dalla struttura amministrativa competente, tenuto conto delle loro caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità (spetta quindi al RPA decidere se accettarli o richiedere altra documentazione).
Il documento informatico è prodotto o acquisito con una delle seguenti modalità: produzione, acquisizione, registrazione e generazione automatica da banche dati.
1. La Produzione è la redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software.
In questo caso le caratteristiche di immodificabilità e integrità sono garantite: mediante sottoscrizione con firma elettronica, dall’apposizione di una validazione temporale; dal trasferimento a soggetti terzi tramite posta elettronica certificata, con ricevuta completa; tramite memorizzazione nel sistema di protocollo informatico; tramite versamento ad un sistema di conservazione.
2. L’ Acquisizione: può avvenire sia per via telematica; che su supporto informatico, o anche con l’acquisizione della copia per immagine (scansione) su supporto informatico di un documento analogico o della copia informatica di un documento analogico.
Analogamente a quanto detto sopra per gli atti prodotti le caratteristiche di immodificabilità e integrità sono determinate dalla registrazione nel sistema di protocollo informatico, che garantisce l’inalterabilità del documento, o in un sistema di conservazione.
3. La Registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente.
Le caratteristiche di immodificabilità e integrità sono determinate dalla registrazione dell’esito e dall’applicazione di misure di sicurezza che garantiscano l’integrità del data base, ovvero con l’estrazione dei dati e il trasferimento nel sistema di conservazione.
4. Generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica. Le caratteristiche di immodificabilità e integrità sono determinate dalla registrazione dell’esito e dall’applicazione di misure di sicurezza che garantiscano l’integrità del data base ovvero con l’estrazione dei dati e il trasferimento nel sistema di conservazione.
3.3.1Il documento amministrativo informatico costituito dal corpo della e-mail istituzionale
L’e-mail costituisce un documento informatico sottoscritto con firma elettronica semplice, in quanto il mittente viene identificato inserendo il proprio username e la propria password.
Le e-mail inviate dalla casella istituzionale sono considerate sottoscritte con firma elettronica semplice e sono soggette a protocollazione solo se il contenuto è rilevante al fine giuridico-probatorio.
Il documento amministrativo, comunque formato, deve consentire l’identificazione dell’amministrazione mittente di norma attraverso le seguenti informazioni:
· la denominazione e lo stemma dell’Università;
· l’indicazione dell’Unità organizzativa che ha prodotto il documento;
· il nominativo ed i recapiti del responsabile del procedimento amministrativo cui il documento si riferisce;
Il documento deve inoltre di norma recare almeno le seguenti informazioni:
· luogo di redazione del documento;
· la data di redazione (giorno, mese, anno);
· la segnatura;
· il numero di repertorio (se il documento è repertoriato);
· l’oggetto del documento;
· la firma del responsabile del documento.
Le firme (e le sigle se si tratta di documento analogico) necessarie alla redazione e perfezione giuridica del documento in partenza devono essere apposte prima della sua protocollazione.
3.4.1 Redazione e sottoscrizione dei documenti informatici
I documenti informatici prodotti dall’Università, indipendentemente dal software utilizzato per la loro redazione, prima della sottoscrizione, sono convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa vigente in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche. Ad essi è apposta una firma elettronica secondo le disposizioni dettate dalla normativa vigente.
L’utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che ne sia data prova contraria (art. 21, comma 2 del D. lgs 7 marzo 2005, n. 82).
3.5.1 Copia informatica di un documento analogico
Per copia informatica di un documento analogico (cartaceo) si intende la riproduzione, su supporto informatico, di un documento prodotto in origine su supporto analogico, mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto (art. 4, comma 1, DPCM 13 novembre 2014). Le copie su supporto informatico di un documento cartaceo hanno piena efficacia se ad esse è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una dichiarazione di conformità all’originale e una firma digitale o altra firma elettronica qualificata. La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell'originale (art. 22, comma 1 del D. lgs 7 marzo 2005, n. 82).
3.5.2 Copia cartacea di un documento informatico
Per copia cartacea di un documento informatico si intende una stampa di un documento prodotto in origine su supporto informatico. Le copie su supporto cartaceo di un documento informatico, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o firma digitale, sostituiscono l’esemplare informatico da cui sono tratte se ne viene attestata la conformità all’originale in tutte le sue componenti da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta.
3.5.3 Duplicato del documento informatico
Il duplicato del documento informatico è un documento che, mediante idoneo processo o strumento, assicura che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione o su un sistema diverso contiene la stessa sequenza binaria del documento informatico di origine cui è tratta. I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico del documento informatico da cui sono tratti se prodotti in conformità delle regole tecniche.
3.5.4 Documenti che debbono essere redatti e conservati in originale su supporto cartaceo per manifesto interesse storico
L’Università ha la facoltà di definire, con apposito provvedimento, le tipologie di documenti che si possono/devono redigere anche in formato analogico, stante il loro particolare valore storico, così come previsto dall’art. 40 comma 3 del Codice dell’amministrazione digitale.
I documenti amministrativi, siano essi analogici o informatici, dell’Università si distinguono funzionalmente in:
- documenti in arrivo;
- documenti in partenza;
- documenti interni.
Se analogici, i documenti sono assoggettati all’obbligo di digitalizzazione (acquisizione del file formato immagine del documento mediante scanner) e memorizzati nel sistema informativo Titulus.
Sono considerati documenti in arrivo, sia informatici che analogici, i documenti pervenuti o comunque acquisiti a qualsiasi titolo e con qualsiasi mezzo da una AOO dell’Università.
Sono considerati documenti in partenza i documenti redatti dall’AOO o dalla UOR dalla stessa dipendente, aventi per destinatario un ente o un soggetto terzo, ovvero un’altra AOO dell’Università.
La registrazione a protocollo dei documenti analogici cartacei in partenza è effettuata dal personale dell’AOO o della UOR interessata abilitato ad accedere al sistema informatico Titulus incaricato di siffatto tipo di operazione.
Per documenti interni o tra uffici si intendono i documenti scambiati tra le diverse Unità Organizzative Responsabili (UOR) afferenti alla stessa Area Organizzativa Omogenea (AOO). Sono protocollati i documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio, ossia quelli redatti dal personale nell’esercizio delle proprie funzioni al fine di documentare fatti inerenti all’attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative ovvero quelli dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi.
Le comunicazioni informali tra uffici (scambio di informazioni, con o senza documenti allegati) sono, di norma, ricevute e trasmesse per posta elettronica interna e non protocollate.
Di norma la ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite la casella di posta elettronica certificata istituzionale – PEC – che è accessibile alla Unità Organizzativa responsabile della protocollazione in arrivo per la AOO di appartenenza.
Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all’indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore.