1. Il protocollo è uno strumento tecnico costituito dall’insieme delle procedure e dagli elementi attraverso i quali i documenti vengono trattati con finalità giuridico-probatorie e gestionali; certifica l’avvenuta ricezione o spedizione di un documento, la sua data e provenienza, indipendentemente dalla sua regolarità, ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti.

2. L’Amministrazione centrale da una parte e ciascuna struttura didattica, di ricerca e di servizio prevista dallo statuto dall’altra sono considerate “aree organizzative omogenee”. Ogni area organizzativa omogenea è dotata di un protocollo unico. Conseguentemente ciascuna struttura didattica, di ricerca e di servizio è dotata di un proprio protocollo unico denominato “Protocollo unico di…” seguito dalla denominazione della struttura.
3. Non è ammesso l’utilizzo del cosiddetto protocollo interno o di qualsiasi altra forma di protocollazione o di registratura diversa dal protocollo unico.
4. Le procedure informative ed informatiche per la gestione del protocollo unico sono normalizzate da uno standard di Ateneo per tutte le aree organizzative omogenee, in modo da assicurare criteri uniformi di classificazione e archiviazione dei documenti.
5. L’attivazione del sistema di protocollo informatico dovrà garantire e consentire:
a) la sicurezza e l’integrità dei dati;
b) la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in arrivo ed in partenza;
c) informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell’adozione dei provvedimenti finali;
d) il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;
e) in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni della L. 31.12.1996 n. 675 in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
f) la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato di cui al successivo art. 30.

1. Il protocollo è costituito da:
a) elementi obbligatori, di rilevanza giuridico-probatoria, cioè di attestazione e certificazione di atti, fatti o eventi giuridicamente rilevanti (registratura);
b) elementi accessori, di rilevanza amministrativa, gestionale e organizzativa che possono aggiungersi alla registratura per migliorare l’efficienza degli affari, dei procedimenti amministrativi, dell’archivio e delle banche dati.

1. Sono elementi obbligatori:
a) data di registrazione;
b) numero di protocollo;
c) mittente per il documento in arrivo; destinatario per il documento in partenza;
d) oggetto del documento;
e) numero degli allegati;
f) descrizione degli allegati.
g) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.
2. L’insieme degli elementi obbligatori del protocollo è denominato “Registratura”.
3. I documenti sottoposti a registratura sono a tutti gli effetti documenti amministrativi dell’Università di Trieste.
4. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo non può essere

modificata, integrata o cancellata, ma soltanto annullata mediante apposita procedura.

5. L’inalterabilità e l’immodificabilità degli elementi obbligatori del protocollo deve essere garantita:
a) in via tradizionale (su supporto cartaceo o simile) con l’utilizzo di inchiostro indelebile, di un registro con fogli progressivi numerati, senza abrasioni e senza correzioni illeggibili;
b) in via informatica (su supporto magnetico, ottico o simile) mediante l’utilizzo di campi per gli elementi obbligatori scrivibili una sola volta (scrittura irreversibile) e/o protetti da sistemi di crittografia digitale.

1. La registrazione di protocollo, per ogni documento in arrivo o in partenza, è effettuata mediante la memorizzazione di un numero di protocollo assegnato al documento (costituito da unidici cifre, quattro indicanti l’anno in corso e sette il numero cardinale progressivo), registrato in forma non modificabile, nonchè dalla data di registrazione di protocollo (espressa nel formato giorno/mese/anno, con l’anno composto da quattro cifre) corrispondente al giorno in cui il documento viene registrato.
2. Il numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento reca un solo numero di protocollo.
3. Non è consentita la trasmissione di un documento recante un numero di protocollo già utilizzato, neppure se l’affare o il procedimento amministrativo si esaurisce con un documento ricevuto e la risposta al medesimo nello stesso giorno di protocollazione.

1. La segnatura di protocollo è l’apposizione o associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso; essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
2. Le informazioni minime da apporre o associare al documento sono:

a) il progressivo di protocollo;
b) la data di protocollo;
c) l’identificazione della struttura competente alla gestione del documento, anche ai fini della classificazione ed archiviazione.
3. L’operazione di segnatura va completata con l’apposizione al documento degli elementi necessari alla gestione archivistica dello stesso (anno, titolo, classe).
4. L’operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.

1. Il mittente individua l’autore o gli autori (persone fisiche o enti) del messaggio in arrivo.
2. Il destinatario individua la persona fisica o l’ente alla quale viene inviato il documento in partenza o interno..
3. L’oggetto è l’indicazione sommaria del contenuto del documento; va espresso con l’uso di almeno trenta caratteri non ripetibili.
4. L’inserimento dei dati relativi ai campi mittente/destinatario e oggetto sono improntati al rispetto di criteri standard, sulla base di linee guida mirate a facilitare la ricerca successiva delle informazioni.
5. Gli allegati sono individuati dall’indicazione del loro numero nonché dalla loro descrizione sommaria; vanno parimenti individuati e descritti inserti ed annessi.

1. Il protocollo, in armonia con la normativa vigente, può prevedere elementi accessori, rilevanti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale, semprechè le rispettive informazioni siano disponibili.
2. Gli elementi accessori del protocollo, gestiti ed integrati in forma modulare con gli elementi obbligatori, sono legati alle seguenti funzioni:
a) gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi;
b) gestione dell’archivio;
c) gestione delle banche dati.

3. Indicativamente sono considerati elementi accessori del protocollo legati alla gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi:

- data del documento ricevuto (espressa nel formato anno/mese/giorno, con l’anno composto da quattro cifre);

- numero di protocollo del documento ricevuto;
- ora e minuto di registrazione;
- estremi del provvedimento di differimento dei termini di registratura;

- tipo di spedizione (ordinaria, espressa, corriere, raccomandata con ricevuta di ritorno, fax, ecc.);
- collegamento a documenti precedenti e susseguenti;
- indicazione degli allegati su supporto informatico;
- nominativo del destinatario di copia per conoscenza;
- unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo;
- nominativo del responsabile del procedimento amministrativo;
- oggetto del procedimento amministrativo;
- termine di conclusione del procedimento amministrativo;
- stato e tempi parziali delle procedure del procedimento amministrativo;
- tipologia del documento amministrativo, con indicazione esplicita di quello sottratto all’accesso o con accesso differito;

- immagine informatica del documento amministrativo.
4. Indicativamente sono considerati elementi accessori del protocollo legati alla gestione dell’archivio:
- classificazione del documento attraverso il titolario (titolo, classe e fascicolo;eventuale sottofascicolo e inserto);
- data di istruzione del fascicolo;
- numero del fascicolo;
- numero del sottofascicolo;
- numero dell’inserto;
- fascicolazione;
- data di chiusura del fascicolo;
- repertorio dei fascicoli;
- codice personalizzato di riconoscimento del fascicolo e/o del documento;
- numero di repertorio della serie (verbali, delibere, decreti e contratti);
- tipologia del documento con l’indicazione dei termini di conservazione e di scarto;
- scadenzario;
5. Indicativamente sono considerati elementi accessori del protocollo legati alla gestione delle banche dati:
- ulteriori informazioni sul mittente (eventuale ragione sociale completa, maschio / femmina, ecc.);
- indirizzo completo del mittente (via, numero, c.a.p., città, provincia, stato);
- ulteriori informazioni sul destinatario (eventuale ragione sociale completa, maschio / femmina, ecc.);
- indirizzo completo del destinatario (via, numero civico, c.a.p., città, provincia, stato);
- numero di matricola (se dipendente o studente);
- codice fiscale;
- partita IVA;
- recapito telefonico;
- recapito fax;
- indirizzo di posta elettronica;

6. La registrazione degli elementi accessori del protocollo può essere modificata, integrata e cancellata.

1. E’ consentito, indipendentemente dal supporto materiale del registro di protocollo (cartaceo, informatico, ecc.), l’annullamento di una registrazione di protocollo attraverso l’apposizione della dicitura “annullato”.
2. Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura.

La procedura di annullamento deve riportare, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile, tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie.

Nel record di protocollo devono apparire inoltre, in forma ben visibile, anche data e ora dell’annullamento, nonché il codice identificativo dell’operatore che ha proceduto allo stesso.

1. Gli elementi del protocollo devono essere annotati in un apposito registro, denominato “registro di protocollo”.
2. Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede circa la data e l’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti.
3. Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità, di tutela della riservatezza e di accesso previste dalla normativa vigente.
4. Il registro di protocollo ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.
5. In presenza del protocollo informatizzato, al fine di tutelare l’integrità e la regolarità delle registrazioni, ogni struttura provvede quotidianamente alla stampa del registro giornaliero di protocollo.
6. Entro il mese di gennaio, ogni struttura provvede alla stampa del registro di protocollo dell’anno precedente e, verificata la congruità delle registrazioni, allo scarto delle stampe del registro giornaliero di protocollo dell’anno precedente.

7 Al fine di mantenere anche su supporto cartaceo traccia della modifica degli elementi accessori del protocollo, intervenuta per effetto della gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi, ogni struttura effettua entro il mese di gennaio la stampa e la rilegatura del registro di protocollo relativo al quinto anno antecedente

1. Nelle situazioni in cui, per cause tecniche, non sia possibile utilizzare il protocollo informatico, lo svolgimento delle operazioni di registrazioni di protocollo è effettuato su un supporto alternativo, denominato registro di emergenza.
2. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema, oltre ad altre eventuali annotazioni ritenute rilevanti
3. Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare; inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre di ciascun anno.
4. Al ripristino della piena funzionalità del sistema, si provvede alla chiusura del registro di emergenza; ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza è attribuito un nuovo numero di protocollo, seguendo, senza soluzioni di continuità, la numerazione progressiva raggiunta dal protocollo unico al momento dell’interruzione del servizio; a tale registrazione è associato il numero di protocollo e la data di registrazione attribuiti al documento dal protocollo di emergenza.
5. L’efficacia probatoria è in ogni caso garantita dalla registratura nel protocollo di emergenza; ad essa deve farsi pertanto riferimento nel computo dei termini del relativo affare o procedimento amministrativo.