La corrispondenza in ingresso, di norma, va aperta e protocollata nel medesimo giorno lavorativo di ricezione.
Nell’ AOO Amministrazione centrale le operazioni di registrazione a protocollo e di segnatura di tutti i documenti in arrivo alla AOO, nonché la classificazione dei documenti medesimi, sono centralizzate e svolte unitariamente dagli addetti del Servizio di protocollo informatico.

Nel caso in cui la documentazione all’Università pervenga o sia consegnata ad ufficio diverso dal Servizio protocollo, è necessario che venga tempestivamente fatta pervenire a detto Servizio.
Il Servizio provvede, nell’operazione di smistamento dei documenti pervenuti, all’assegnazione di ciascun documento alla UO competente per la trattazione del relativo procedimento e/ o affare. L’operazione di assegnazione dei documenti comprende l’inoltro informatico, nell’ambito del sistema di protocollo, dell’immagine del documento scansionato nonché l’invio dell’originale analogico.
Il responsabile della UO assegnataria viene avvisato tramite e-mail inoltrato dal sistema di protocollo dell’avvenuta assegnazione del documento; egli può qualora ritenga che il documento non sia di sua competenza, restituirlo, lo stesso giorno del ricevimento, al servizio protocollo il quale provvederà ad una nuova assegnazione
La UO assegnataria è incaricata delle successive operazioni di fascicolazione, vale a dire della corretta creazione e gestione del fascicolo relativo all’affare o al procedimento cui il documento si riferisce.
Casistiche particolari
Si forniscono, di seguito, le indicazioni comportamentali relative ad alcune casistiche particolari:

lettere personali: tutte le buste vanno aperte e conseguentemente protocollate fatta eccezione per quelle indirizzate nominativamente al Rettore, al Direttore Amministrativo ed ai responsabili di AOO, ovvero, in ogni caso, per quelle riportanti diciture come “riservato”, “personale”, “confidenziale” o simili da cui si evinca il carattere di corrispondenza privata. Tali missive vanno inoltrate ancora chiuse al destinatario.
Presentazione delle offerte per gare ad evidenza pubblica

Nei bandi relativi alle gare a pubblico incanto, licitazione privata o ad appalto concorso, sarà prescritto ai partecipanti di indicare sul plico il termine “offerta”, “gara d’appalto”, “licitazione privata” o simili. Il plico contenente le offerte e la documentazione richiesta dovrà pervenire nel luogo e nell’orario indicato nel bando, nel disciplinare o nel capitolato, direttamente a mano o a mezzo posta; il personale che riceverà il plico dovrà apporvi la data di ricezione completa di ore e minuti e la propria firma leggibile. Il plico non dovrà essere aperto, ma consegnato nel più breve tempo possibile, all’ufficio competente per la gara, il quale provvederà alla sua custodia, con mezzi idonei, sino all’espletamento della gara stessa. In seduta pubblica, innanzi all’Ufficiale Rogante, verranno aperti i plichi giunti nei termini, e nel verbale di gara si darà atto del loro contenuto. I plichi giunti in ritardo, per qualsiasi causa, non verranno ammessi alla gara e non verranno aperti, ma verranno restituiti al mittente a gara ultimata, dopo la necessaria constatazione e verbalizzazione da parte dell’ufficio competente per la gara.

Protocollazione delle domande per concorsi di reclutamento di personale, borse ed ammissione a corsi

E’ fatto obbligo ai competenti uffici dell’Amministrazione centrale di prevedere sempre negli appositi bandi concernenti concorsi di reclutamento di personale di qualsiasi categoria, borse e di ammissione a corsi, che le domande di ammissione debbano tassativamente contenere sulla busta o plico riportante l’indirizzo, l’indicazione dell’ufficio competente dell’ AOO amministrazione centrale. Relativamente alle domande spedite per posta fa fede, ai fini del termine di scadenza, il timbro postale di spedizione ovvero il tagliando della raccomandata, semprechè la normativa di riferimento non preveda riferimenti temporali diversi.
Il competente ufficio dell’amministrazione centrale, cui i plichi vanno direttamente e tempestivamente recapitati a cura dell’Ufficio postale, trattiene le domande e gli allegati apponendo sulle stesse il giorno e l’ora di arrivo e la sigla del responsabile. La verifica del rispetto del termine di scadenza (giorno ed ora) relativi alla presentazione della domanda spetta all’ufficio competente dell’amministrazione centrale.
Il responsabile del procedimento trasmette quotidianamente al servizio protocollo una nota con cui attesta l’elenco delle domande pervenute con indicazione della rispettiva data, raggruppate per tipologia di concorso, borsa o corso.
Il servizio protocollo attribuisce alla nota un unico numero di protocollo e la restituisce al responsabile del procedimento. A ciascuna domanda elencata nella nota va allegata una copia della nota protocollata. Vanno consegnate direttamente all’ufficio dell’amministrazione centrale competente le domande presentate a cura dell’interessato o da altra persona incaricata. Verificato il termine di scadenza, l’ufficio competente provvede ai sensi dei precedenti commi.
Il rilascio della ricevuta di consegna della domanda all’interessato o a persona incaricata dallo stesso va effettuato a cura dell’ufficio competente dell’amministrazione centrale
lettere anonime: vanno protocollate;
lettere prive di firma: le lettere prive di firma vanno protocollate; spetta al responsabile dell’Ufficio competente valutare , successivamente, la loro validità ed efficacia ai fini del procedimento e/o processo.

I documenti ricevuti via fax da enti e soggetti esterni terzi vanno protocollati e scansionati contestualmente alla registrazione a protocollo.
Nel caso che il fax sia seguito dall’arrivo del corrispondente documento in originale e quest’ultimo sia identico, deve essere attribuita all’originale la stessa segnatura del documento pervenuto via fax. Il fax va allegato all’originale.
Se l’originale successivamente pervenuto differisce dal fax pervenuto in precedenza, l’originale va considerato un documento diverso e pertanto va protocollato con un nuovo numero.

Di norma la ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite la casella di posta elettronica certificata istituzionale.
Qualora pervenga a tale casella un documento informatico sottoscritto con firma digitale, il personale del servizio protocollo, previa verifica della validità della firma apposta e della leggibilità del documento, procede alla registrazione del documento all’interno del sistema Titulus.
La verifica preliminare della validità del documento comprende le seguenti operazioni:

apertura della busta “virtuale” contenente il documento firmato;
verifica della validità del certificato;
verifica della firma (o delle firme multiple);
L’esito della procedura di verifica va inserita nel campo note della registrazione di protocollo con una delle seguenti diciture: “verifica firma digitale eseguita: certificato valido” oppure : “verifica firma digitale eseguita: certificato scaduto” oppure “verifica firma digitale eseguita: certificato revocato” oppure “verifica firma digitale eseguita: certificato sospeso” oppure “verifica firma digitale eseguita: impossibile effettuare verifica

Il documento, successivamente alla registrazione, viene classificato e smistato alla UO competente tramite il sistema informatico Titulus.
Come per il documento cartaceo, la UO assegnataria è incaricata delle operazioni di fascicolazione, vale a dire della corretta creazione e gestione del fascicolo relativo all’affare o al procedimento cui il documento si riferisce.

Qualora il documento ricevuto non sia conforme agli standard previsti dalla normativa vigente, spetta al responsabile del procedimento o affare valutare se accettare il documento informatico assegnato non sottoscritto con firma digitale o richiedere altra documentazione al mittente, tenuto conto degli oggettive caratteristiche di autenticita’ e sicurezza.
E’ fatto in ogni caso obbligo di inserire nel campo note della registrazione di protocollo la dicitura “documento ricevuto nella casella istituzionale di PEC non sottoscritto con firma digitale”.

Nel caso di un messaggio ricevuto su una casella di posta elettronica non istituzionale o comunque non destinata al servizio di protocollazione, il messaggio è inoltrato alla casella di posta istituzionale ed è inviato un messaggio, per conoscenza, al mittente con l’indicazione della casella di posta corretta.

I documenti digitali possono essere recapitati anche per vie diverse dalla posta elettronica.
Considerata l’assenza di standard tecnologici e formali in materia di registrazione di file digitali, la AOO si riserva la facoltà di acquisire e trattare tutti i documenti informatici ricevuti su supporti rimovibile che riesce a decodificare e interpretare con le tecnologie a sua disposizione.

Superata questa fase il documento viene inserito nel flusso di lavorazione e sottoposto a tutti i controlli e gli adempimenti del caso.

Qualora il documento cartaceo sia consegnato direttamente dal mittente o da altra persona incaricata al Servizio protocollo ed è richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, il personale del Servizio è autorizzato a:

fotocopiare gratuitamente la prima pagina del documento
apporre gli estremi della segnatura se contestualmente alla ricezione avviene anche la protocollazione

Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica tramite il servizio di posta elettronica certificata, la notifica al mittente dell’avvenuto recapito del messaggio è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato dall’AOO con gli standard specifici.

I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura, sono acquisiti in formato immagine attraverso un processo di scansione.

Il processo di scansione avviene in diverse fasi:

acquisizione delle immagini;
verifica della leggibilità e della qualità delle immagini acquisite;
collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non modificabile;
memorizzazione delle immagini su supporto informatico, in modo non modificabile.
Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei sono archiviate, secondo le regole vigenti, su supporti di memorizzazione, in modo non modificabile al termine del processo di scansione.
La riproduzione dei documenti cartacei in formato immagine viene eseguita sulla base dei seguenti criteri:

vengono acquisite le immagini dei documenti aventi formato A4 che non superino le 10 pagine.
qualora il documento abbia una consistenza maggiore ovvero formati diversi dai precedenti va inserita nel campo Note della registrazione del protocollo la dicitura “si trasmette per via postale il documento cartaceo composto da n _ fogli”; “l’allegato composto da n _ fogli”; gli allegati composti da n._ fogli”
in ogni caso non vengono riprodotti in formato immagine i seguenti documenti;

i certificati medici contenenti la diagnosi
i documenti la cui acquisizione, a giudizio del responsabile del procedimento e/o processo, non è opportuna al fine di tutelare esigenze di riservatezza.

L’attività di smistamento consiste nell’operazione di invio di un documento protocollato e segnato alla UO competente.
Con l’assegnazione si provvede al conferimento della responsabilità del procedimento e/o processo ad un soggetto fisico (RPA - il responsabile della UO assegnataria) ed alla trasmissione del materiale documentario oggetto di assegnazione.
L’assegnazione può essere effettuata per competenza o per conoscenza.
Il RPA della UO competente ha notizia dell’arrivo della posta ad esso indirizzata tramite un messaggio di posta elettronica; successivamente può visualizzare gli estremi del documento nonché la sua rappresentazione in formato digitale (scansione) memorizzata nel sistema Titulus.
La UO competente è incaricata della gestione del procedimento cui il documento si riferisce e prende in carico il documento medesimo; ad essa viene inoltrato anche l’originale cartaceo.
I destinatari del documento per “competenza” lo ricevono esclusivamente in formato digitale.

Nel caso di assegnazione errata, la UO che riceve il documento provvede a ritrasmettere l’atto (sia l’originale cartaceo che la rappresentazione digitale memorizzata nel sistema) indicando, se conosciuta, la UO ritenuta competente, al Servizio protocollo, che provvederà ad una nuova assegnazione,
Il sistema di gestione informatica del protocollo tiene traccia di tutti i passaggi memorizzando l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione con la data di esecuzione.

I documenti informatici sono archiviati su supporti di memorizzazione, in modo non modificabile, contestualmente alle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.

La registrazione a protocollo dei documenti analogici cartacei in partenza è effettuata dal personale dell’AOO o della UO interessata abilitato ad accedere al sistema informatico Titulus incaricato di siffatto tipo di operazione.
L’inserimento dei dati relativi al destinatario è assoggettata alle Linee guida per l’inserimento dell’anagrafica descritte nell’Allegato F.
Le operazioni comprendono la classificazione e l’obbligo dell’acquisizione in formato immagine del documento tramite il processo di scansione e conseguente memorizzazione nel sistema informativo Titulus.

Sono esclusi dalla digitalizzazione solo quei documenti o allegati per i quali la procedura di scansione sia impossibile o difficoltosa in ragione del formato (documento rilegato e voluminoso, foglio di carta eccedente il formato A4, ecc.) o per il tipo di supporto (CD, DVD, ecc.) e, in ogni caso, i documenti e gli allegati in formato cartaceo che superino n. 10 fogli in formato A4.
Nei casi in cui, per le ragioni suesposte, non sia possibile digitalizzare integralmente i documenti e gli allegati, va inserita nel campo Note della registrazione del protocollo la dicitura “si trasmette per via postale il documento cartaceo composto da n _ fogli”; “l’allegato composto da n _ fogli”; gli allegati composti da n._ fogli”, ecc.
Successivamente alla registrazione, il responsabile del procedimento o affare assicura la fascicolazione del documento analogico cartaceo redatto secondo l’impostazione grafica di un modello istituzionale prescelto dalla AOO, sia nel sistema informativo Titulus che, nel corrispondente fascicolo cartaceo.

I documenti analogici cartacei dotati di firma autografa prodotti da una AOO o da una UO dell’Università, aventi per destinatario un ente o soggetto terzo, vanno di norma redatti in due esemplari, un originale per il destinatario e una minuta in originale da conservare nel fascicolo relativo al procedimento o all’affare dell’AOO o della UO mittente.
Successivamente alla registrazione a protocollo i documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi all’ufficio addetto allo smistamento della corrispondenza (per l’AOO Amministrazione centrale ) ovvero spediti direttamente dalla UO mittente di norma lo stesso giorno lavorativo della protocollazione.
Qualora i documenti, successivamente alla registrazione a protocollo, vengano trasmessi via fax va apposta sull’originale del documento la seguente dicitura: “la trasmissione via fax del presente documento non prevede l’invio del documento originale”
Solo su richiesta del destinatario verrà trasmesso anche l’originale.
Le ricevute dell’avvenuta trasmissione sono trattenute dalla UO che ha effettuato la trasmissione e conservate all’interno del fascicolo di pertinenza del documento.

Il documento informatico in partenza, sottoscritto con firma digitale e validazione temporale a cura dello stesso soggetto legittimato ad apporre sul corrispondente cartaceo la firma autografa, deve essere registrato a protocollo dell’AOO o UO mittente. Il file firmato digitalmente deve essere associato nel contesto dell’operazione di registrazione con memorizzazione nel sistema Titulus.
Se il documento informatico sottoscritto con firma digitale è destinato a enti o soggetti terzi esterni all’Università, esso dev’essere trasmesso, a cura dell’AOO o UO mittente, per posta elettronica alla casella di PEC del destinatario indicando gli estremi della registrazione di protocollo, oppure attivando la funzione di interoperabilità del sistema di protocollo fra enti laddove già attiva.
Per la spedizione di documenti informatici l’AOO si avvale di un servizio di posta elettronica certificata conforme al DPR 11/2/2005 n. 68 in grado di garantire la sicurezza del canale di comunicazione e la certezza della data di spedizione e consegna dei documenti.

Onde limitare il flusso di documenti analogici cartacei fra le AOO e le UO dell’Università, i documenti analogici cartacei formati da una AOO dell’Università destinati ad un’altra AOO dell’Università vanno redatti in un unico originale, sottoscritto con firma autografa, comprensivo di tutti gli elementi di garanzia e di informazione del mittente e del destinatario.

Le operazioni di registrazione comprendono la classificazione l’acquisizione in formato immagine del documento tramite il processo di scansione e conseguente memorizzazione nel sistema informativo Titulus.
Tramite la funzione di invio telematico inclusa nel sistema Titulus, l’AOO o la UO mittente trasmette il documento informatico alla casella di posta dell’AOO destinataria dell’Università.
Il sistema informativo Titulus pone l’AOO destinataria in condizione di registrare a protocollo il documento in arrivo pervenutole in via telematica avendo a disposizione il documento in formato immagine unitamente ai dati di registrazione a protocollo dell’AOO mittente.

Il sistema Titulus mantiene le registrazioni delle operazioni effettuate dal soggetto abilitato ed a quelle connesse con la PEC

Onde limitare il flusso di documenti analogici cartacei fra le UO di una medesima AOO, i documenti analogici cartacei formati da una UO e destinati ad un’altra UO della stessa AOO vanno redatti in un unico originale, sottoscritto con firma autografa, comprensivo di tutti gli elementi di garanzia e di informazione del mittente e del destinatario. Le operazioni di registrazione comprendono la classificazione e la digitalizzazione mediante la scansione e memorizzazione nel sistema informativo Titulus.

Sono esclusi dalla digitalizzazione solo quei documenti o allegati per i quali la procedura di scansione sia impossibile o difficoltosa in ragione del formato (documento rilegato e voluminoso, foglio di carta eccedente il formato A4, ecc.) o per il tipo di supporto (CD, DVD, ecc.) e, in ogni caso, i documenti e gli allegati in formato cartaceo che superino n. 10 fogli in formato A4.
Nei casi in cui, per le ragioni suesposte, non sia possibile digitalizzare integralmente i documenti e gli allegati, va inserita nel campo Note della registrazione del protocollo la dicitura “si trasmette per via postale il documento cartaceo composto da n _ fogli”; “l’allegato composto da n _ fogli”; gli allegati composti da n._ fogli”, ecc.
La UO mittente invia telematicamente il documento registrato a protocollo alla UO destinataria della stessa AOO per la quale vale la registrazione di protocollo già effettuata dalla UO mittente. La UO destinataria provvede alla classificazione e fascicolazione del documento ricevuto.