Il presente Manuale di gestione del protocollo, dei documenti e degli archivi è adottato ai sensi dell’art. 3, comma c) del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, (Regole tecniche per il protocollo informatico) e descrive le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, sia analogici che informatici, nonchè la gestione dei flussi documentali ed archivistici relativi ai procedimenti e/o processi dell’Università degli Studi di Trieste.

Attraverso l’integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti e/o processi, di accesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, il protocollo informatico realizza le condizioni operative per una più efficiente gestione del flusso informativo e documentale interno dell’amministrazione, anche ai fini dello snellimento delle procedure e della trasparenza dell’azione amministrativa.

Il sistema informativo di gestione documentale poggia sul sistema informatico Titulus della Società 3D Informatica. Ne consegue che il Manuale ha per riferimento le funzioni applicative di detto sistema.

Ai fini del presente Manuale si intende:

• per “amministrazione”, l’Università degli Studi di Trieste;

• per “Testo Unico”, il decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000 n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;

• per Regole tecniche, il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 -Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 20 ottobre 1998, n. 428;

• per Codice, il decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 – Codice dell’amministrazione
digitale.

Si riportano, di seguito, gli acronimi utilizzati più frequentemente:

• AOO - Area Organizzativa Omogenea;

• MdG - Manuale di Gestione del protocollo informatico

• RPA - Responsabile del Procedimento e/o processo - il dipendente che ha la responsabilità dell’esecuzione degli adempimenti amministrativi relativi ad un affare;

• RSP - Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi;

• UO - Unità Organizzative responsabili - rappresentano gli uffici che svolgono attività di registrazione di protocollo.

Per la gestione dei documenti, l’amministrazione ha adottato un modello organizzativo di tipo distribuito istituendo al suo interno le Aree Organizzative Omogenee (AOO) elencate nell’allegato A.

E’ considerata Area Organizzativa Omogenea una struttura amministrativa dell’Università, comunque denominata, dotata di autonomia organizzativa e contabile, che presenta esigenze di gestione unitaria e coordinata della documentazione.

Per tutte le A.O.O. vigono criteri uniformi di classificazione e archiviazione dei documenti; ciascuna di esse è dotata di un protocollo unico, riportante un’unica sequenza numerica di protocollazione per tutti i documenti, in arrivo ed in partenza, nonché per tutti i documenti scambiati fra le UO della stessa AOO, considerati interni all’AOO medesima.

La UO è lo strumento organizzativo attraverso il quale si articola in livelli gerarchici la struttura dell’AOO; può costituire un elemento terminale della struttura dell’AOO ovvero è ulteriormente suddivisibile in ulteriori UO gerarchicamente dipendenti

Le funzioni di coordinamento della gestione documentale nelle AOO dell’Ateneo sono attribuite al Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, istituito ai sensi di quanto previsto dall’art. 61 del DPR 445/2000.
A capo di tale Servizio è preposto un soggetto con specifica preparazione professionale tecnico archivistica.
Onde garantire la normalizzazione, il responsabile del servizio per l’AOO Amministrazione centrale, coordina, con riferimento ai protocolli informatici di tutte le AOO dell’Università, il sistema informativo documentale e le relative soluzioni informatiche basate sulla piattaforma Titulus

L’atto che istituisce il servizio e individua il responsabile è riportato nell’allegato C, unitamente:

alla descrizione dei compiti assegnati al responsabile;

al nominativo del vicario del responsabile nei casi di vacanza, assenza o impedimento.

L’amministrazione titolare dei dati di protocollo e dei dati personali - comuni, sensibili e/o giudiziari - contenuti nella documentazione amministrativa di propria pertinenza dà attuazione al dettato del decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali” con atti formali aventi rilevanza interna ed esterna.

Più specificamente si assicura il rispetto di quanto previsto in merito al:

principio di necessità nel trattamento dei dati;
diritto di accesso ai dati personali da parte dell’interessato;
alle modalità del trattamento e ai requisiti dei dati;
all’informativa da fornire agli interessati;
alla nomina degli incaricati del trattamento, per gruppo o individualmente;
alle misure minime di sicurezza.

Ogni AOO si dota di una casella di Posta Elettronica istituzionale (comune ovvero certificata) per la corrispondenza, sia in ingresso che in uscita, pubblicata sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).
Tale casella costituisce l’indirizzo virtuale della AOO e di tutti gli uffici (UO) che ad essa fanno riferimento.
In attuazione di quanto previsto dalla direttiva 27 novembre 2003 del Ministro per l’innovazione e le tecnologie sull’impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni, l’amministrazione dota tutti i propri dipendenti, compresi quelli per i quali non sia prevista la dotazione di un personal computer, di una casella di posta elettronica.

L’Università uniforma la classificazione dei documenti allo standard nazionale Titulus adottando un Titolario per la classificazione dei documenti dell’AOO Amministrazione centrale ed un Titolario per la classificazione dei documenti delle AOO corrispondenti alle strutture didattiche (Facoltà), scientifiche (Dipartimenti) e di servizio (Centri di servizio autonomi di spesa).
I Titolari assicurano la suddivisione dei documenti secondo la funzione esercitata e l’organizzazione omogenea dei documenti che fanno riferimento a medesimi procedimenti o affari.
I Titolari sono suscettibili di modifiche ed aggiornamenti periodici concordati a livello nazionale fra gli Atenei italiani, ferma restando la prerogativa dell’Università di adattare i Titolari alla propria realtà statutaria e organizzativa relativamente al Titolo II – Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia.
Un Prontuario di classificazione e di smistamento di competenza dei documenti, in cui le voci di indice sono ordinate alfabeticamente, per titolo, classe e UO assegnataria, funge da guida rapida, consentendo di individuare la corretta classificazione di un documento in base all’oggetto e/o al contenuto dello stesso, rimandando ciascuna voce di indice ad una voce del Titolario con individuazione della UO assegnataria.
Il Titolario ed il Prontuario sono implementati nel sistema informativo Titulus unitamente a funzionalità avanzate che agevolano la ricerca delle voci di indice e la compilazione automatica dei campi di classificazione e di smistamento dei documenti.

I Titolari di classificazione sono riportati nell’Allegato D.

Le disposizioni di massima, i criteri di selezione, le serie archivistiche prese in considerazione ed i casi particolari ai fini di una corretta individuazione dei documenti da conservare sono contenuti nel Massimario.
L’elenco dettagliato delle tipologie documentali e il fascicolo procedimento/affare di riferimento con i relativi tempi di conservazione sono contenuti nel Prontuario.

Il Massimario, soggetto a revisione periodica, è integrato nel Titolario di classificazione unitamente alla tabella dei procedimenti e degli affari previsti.

Nell’ambito dei piani formativi richiesti a tutte le amministrazioni dalla direttiva del Ministro della funzione pubblica sulla formazione e la valorizzazione del personale delle pubbliche amministrazioni, l’amministrazione ha stabilito percorsi formativi specifici e generali che coinvolgono tutte le figure professionali.
In particolare, sono stati previsti specifici percorsi formativi volti ad assicurare la formazione e l’aggiornamento professionale in materia di gestione documentale con particolare riferimento:

ai processi di semplificazione ed alle innovazioni procedurali inerenti alla protocollazione e all’archiviazione dei documenti della AOO di riferimento ;
agli strumenti e alle tecniche per la gestione digitale delle informazioni;
alle norme sulla protezione dei dati personali e alle direttive impartite con il documento programmatico della sicurezza.

Ogni AOO si dota una casella di posta elettronica istituzionale attraverso cui trasmette e riceve documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo, affidata alla responsabilità della UO incaricata; il responsabile della UO procede alla lettura, almeno una volta al giorno, della corrispondenza ivi pervenuta, adottando, di seguito, i comportamenti di cui al paragrafo 3.1.3.
L’amministrazione, nell’ambito degli adempimenti previsti dalla Direttiva 27/11/2003 relativa all’impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni, si è accreditata presso l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) tenuto e reso pubblico dal CNIPA fornendo le seguenti informazioni che individuano l’amministrazione stessa e le AOO in cui è articolata:

la denominazione della amministrazione;
il codice identificativo proposto per la amministrazione;
l’indirizzo della sede principale della amministrazione;
l’elenco delle proprie Aree Organizzative Omogenee con l’indicazione:

della denominazione;
del codice identificativo;
della casella di posta elettronica;
della data di istituzione;
delle UO afferenti.

L’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) è accessibile tramite il relativo sito Internet da parte di tutti i soggetti pubblici o privati.
L’amministrazione comunica tempestivamente all’IPA ogni successiva modifica delle proprie credenziali di riferimento e la data in cui la modifica stessa sarà operativa in modo da garantire l’affidabilità dell’indirizzo di posta elettronica; con la stessa tempestività l’amministrazione comunica la soppressione ovvero la creazione di una AOO.

Per l’esecuzione del processo di conservazione sostitutiva dei documenti l’amministrazione si uniforma alle modalità previste dalla deliberazione CNIPA n. 11/2004.

Prima di adottare eventuali accorgimenti e procedure integrative, anche successivamente all’avvio del processo di conservazione sostitutiva dei documenti, l’amministrazione comunica al CNIPA le procedure integrative che intende adottare ai sensi dell’art. 7 della citata deliberazione.

Il protocollo unico per ciascuna delle AOO implica la cessazione di fatto e di diritto di tutti gli eventuali protocolli interni comunque intesi e di altri sistemi di registrazione dei documenti diversi dal protocollo unico.
Il responsabile del Servizio di protocollo informatico effettua periodicamente controlli a campione sulla congruità delle registrazioni, sul corretto inserimento dei dati e sulla sequenza della catena documentale e sull’utilizzo di un unico registro di protocollo informatico, verificando la conformità dei criteri di classificazione e fascicolazione utilizzati.

L’amministrazione fornisce la firma digitale o elettronica qualificata ai soggetti da essa delegati a rappresentarla per l’espletamento delle funzioni istituzionali

A tal fine l’Università stipula apposite convenzioni con certificatori qualificati accreditati per il rilascio della firma digitale ai soggetti titolari.
Con decreto del Direttore Amministrativo viene individuata la UO dell’AOO Amministrazione centrale cui sono assegnate, ai sensi di quanto previsto dall’art. 29 e 29 bis del DPR 445/2000, le funzioni di “ufficio delegato” nei rapporti con il certificatore.
Sono compiti dell’ufficio delegato:

identificazione degli utenti ed accettazione delle richieste di registrazione;
consegna delle smart-card, previa identificazione dei titolari;
consegna delle buste cieche agli aventi diritto;
richiesta di revoca o sospensione della validità del certificato ogni qual volta vengano meno i requisiti in base ai quali sono stati rilasciati.

Nello stesso decreto viene individuato il soggetto che svolge i compiti di funzionario referente nei rapporti con il certificatore.