1. La registrazione di protocollo, per ogni documento in arrivo o in partenza, è effettuata mediante la memorizzazione di un numero di protocollo assegnato al documento (costituito da unidici cifre, quattro indicanti l’anno in corso e sette il numero cardinale progressivo), registrato in forma non modificabile, nonchè dalla data di registrazione di protocollo (espressa nel formato giorno/mese/anno, con l’anno composto da quattro cifre) corrispondente al giorno in cui il documento viene registrato.
2. Il numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento reca un solo numero di protocollo.
3. Non è consentita la trasmissione di un documento recante un numero di protocollo già utilizzato, neppure se l’affare o il procedimento amministrativo si esaurisce con un documento ricevuto e la risposta al medesimo nello stesso giorno di protocollazione.