1. Il documento in arrivo viene protocollato unitamente all’acquisizione dell’immagine dello stesso dal servizio protocollo che ne propone l’assegnazione ad una delle UOR dell'amministrazione centrale, sulla base delle competenze alle stesse attribuite.
2. Le immagini dei documenti devono essere memorizzate nel sistema in uno degli appositi formati prescritti dalla normativa vigente.
3. Il Direttore amministrativo può determinare, con proprio provvedimento, le tipologie di documenti di cui non è necessaria l’acquisizione dell’immagine all’atto della registrazione da parte del Servizio protocollo.
4. Il Direttore amministrativo o chi ne fa le veci conferma ovvero modifica la proposta di assegnazione del documento alla UOR ritenuta competente per la trattazione dell’affare o per il procedimento amministrativo.
5. I documenti in arrivo sono trasmessi in originale e per competenza ad una sola UOR.
6. Qualora l’affare o il procedimento amministrativo coinvolgano più di una UOR, il Direttore amministrativo chi ne fa le veci provvede all’indizione di una conferenza di servizi.
7. Qualora un documento tratti più argomenti, imputabili a procedimenti amministrativi diversi, è possibile farne il necessario numero di copie.