1. Il mittente individua l’autore o gli autori (persone fisiche o enti) del messaggio in arrivo.
2. Il destinatario individua la persona fisica o l’ente alla quale viene inviato il documento in partenza o interno.
3. La registrazione di uno o più destinatari “per conoscenza” costituisce un elemento accessorio.
4. L’oggetto è l’indicazione sommaria del contenuto del documento; va espresso con l’uso di almeno trenta caratteri non ripetibili.
5. L’inserimento dei dati relativi ai campi mittente/destinatario e oggetto sono improntati al rispetto di criteri standard sulla base di linee guida mirate a facilitare la ricerca successiva delle informazioni.
6. Gli allegati sono individuati attraverso l’indicazione del numero e della loro descrizione sommaria; vanno parimenti individuati e descritti inserti ed annessi.