I docenti interessati alla stipula di un nuovo accordo devono concordare le varie azioni con i partner stranieri e inviare il modulo di proposta, tramite il Delegato di Facoltà, alla Commissione Socrates entro il 30 giugno dell' a.a. precedente all'entrata in vigore dell' accordo. Non è previsto l'avallo del Preside, del Direttore di Dipartimento o del Presidente del Corso di Studi. La Commissione coordina ed approva le proposte e le trasmette alla Ripartizione Mobilità Internazionale che le invia alla firma del Rettore e quindi all'Agenzia Nazionale e alle Università partner entro il 30 settembre successivo.
I vecchi accordi vengono rinnovati tal quali alla scadenza a meno che i proponenti non ne chiedano l'eliminazione o modifiche, in tal caso si ricade nella normativa valida per gli accordi nuovi.
Per gli accordi non soggetti a modifiche la Ripartizione Mobilità Internazionale provvede direttamente a compilare i moduli, farli firmare dal Rettore ed inviarli all'Agenzia Nazionale e alle Università partner entro il 30 settembre unitamente ai nuovi accordi di cui al comma precedente.
Allo scopo di non penalizzare il coefficiente di copertura borse, fondamentale tra i criteri di giudizio adottati dall'Agenzia Nazionale per la ripartizione dei finanziamenti, vengono automaticamente modificati d' ufficio gli accordi che per tre anni accademici consecutivi non abbiano dato luogo ad alcuna uscita di studenti. La modifica consiste nell'azzeramento delle sole borse in uscita e non è prevista in tal caso la controfirma del proponente.
Per tutti gli accordi (nuovi, modificati o rinnovati) la Ripartizione Mobilità Internazionale attende la restituzione dei moduli controfirmati dalle Università partner fino al 31 ottobre , dopodiché segnala il mancato ricevimento ai Delegati di Facoltà in modo che i proponenti possano intervenire direttamente per evitare la decadenza dell' accordo.