1. Il Collegio dei Docenti del Dottorato deve approvare l’attivazione della co-tutela, specificando il nominativo del dottorando, l’istituzione partner coinvolta, i due Direttori di tesi e approvare il testo convenzionale, se difforme dallo schema tipo approvato dal Senato Accademico e dal Consiglio di Amministrazione.
2. La convenzione va sottoscritta dai legali rappresentanti di entrambe le istituzioni, dal dottorando e dai due Direttori di tesi. Nel caso in cui l’Istituzione partner lo richieda, la convenzione viene firmata anche dal Responsabile del Dottorato.
3. La convenzione va redatta seguendo lo schema-tipo approvato dal Senato Accademico e dal Consiglio di Amministrazione. Per razionalizzare le procedure e ridurre i tempi di attivazione, l’Università degli Studi di Trieste adotta un testo convenzionale solo in lingua inglese, che si considera la lingua veicolare per l'internazionalizzazione dei dottorati. Sono ammesse modifiche lievi e non sostanziali rispetto allo schema-tipo.
4. Il testo convenzionale, concordato con la controparte straniera, debitamente compilato e accompagnato dalla delibera di approvazione del Collegio dei Docenti, deve essere inviato, almeno due mesi prima dell'avvio del percorso formativo di co-tutela, all’ufficio competente, che provvederà, una volta sottoscritto dal Magnifico Rettore, a trasmetterlo all’istituzione partner.
5. E' possibile utilizzare schemi di convenzione proposti da altre università, redatti comunque in conformità al presente regolamento, ed esclusivamente in lingua inglese. Il testo concordato con la controparte straniera e accompagnato dalla delibera di approvazione del Collegio dei Docenti deve essere inviato all’ufficio competente, che provvederà a sottoporlo all’approvazione del Senato Accademico.