Per il caso di assenze, programmate o prevedibili, del personale dipendente di Ateneo si dispone l’implementazione di funzionalità che consentano l’invio automatico di messaggi, contenenti i recapiti di un altro soggetto o altre utili modalità di contatto della struttura.
In caso di assenze non programmate e non prevedibili, perdurando l’assenza oltre un determinato limite temporale, il responsabile della struttura può disporre lecitamente, sempre che sia necessario e mediante personale incaricato, l’attivazione di un analogo accorgimento, avvertendo il titolare della casella.
Qualora, in caso di assenza non programmata o prolungata, per improrogabili necessità legate all’attività lavorativa, si debba conoscere il contenuto di messaggi di posta elettronica, l’interessato dovrà delegare un altro lavoratore a verificare il contenuto dei messaggi e a inoltrare quelli rilevanti per l’attività lavorativa.
Prima della cessazione del rapporto con l'Ateneo, è fatto obbligo al titolare della casella di trasmettere al responsabile dell’unità organizzativa le e-mail rilevanti per il prosieguo dell’attività istituzionale della medesima.
E' demandata al titolare del trattamento dei dati, la responsabilità di autorizzare, a fronte di gravi e giustificati motivi, l'accesso alle caselle di posta di personale deceduto o irrintracciabile.
In tal caso l'accesso, per il quale andrà stilato apposito verbale, dovrà essere effettuato dal responsabile dell’unità organizzativa di riferimento.