La corrispondenza in ingresso, di norma, va aperta e protocollata nel medesimo giorno lavorativo di ricezione.
Nell’ AOO Amministrazione centrale le operazioni di registrazione a protocollo e di segnatura di tutti i documenti in arrivo alla AOO, nonché la classificazione dei documenti medesimi, sono centralizzate e svolte unitariamente dagli addetti del Servizio di protocollo informatico.

Nel caso in cui la documentazione all’Università pervenga o sia consegnata ad ufficio diverso dal Servizio protocollo, è necessario che venga tempestivamente fatta pervenire a detto Servizio.
Il Servizio provvede, nell’operazione di smistamento dei documenti pervenuti, all’assegnazione di ciascun documento alla UO competente per la trattazione del relativo procedimento e/ o affare. L’operazione di assegnazione dei documenti comprende l’inoltro informatico, nell’ambito del sistema di protocollo, dell’immagine del documento scansionato nonché l’invio dell’originale analogico.
Il responsabile della UO assegnataria viene avvisato tramite e-mail inoltrato dal sistema di protocollo dell’avvenuta assegnazione del documento; egli può qualora ritenga che il documento non sia di sua competenza, restituirlo, lo stesso giorno del ricevimento, al servizio protocollo il quale provvederà ad una nuova assegnazione
La UO assegnataria è incaricata delle successive operazioni di fascicolazione, vale a dire della corretta creazione e gestione del fascicolo relativo all’affare o al procedimento cui il documento si riferisce.
Casistiche particolari
Si forniscono, di seguito, le indicazioni comportamentali relative ad alcune casistiche particolari:

lettere personali: tutte le buste vanno aperte e conseguentemente protocollate fatta eccezione per quelle indirizzate nominativamente al Rettore, al Direttore Amministrativo ed ai responsabili di AOO, ovvero, in ogni caso, per quelle riportanti diciture come “riservato”, “personale”, “confidenziale” o simili da cui si evinca il carattere di corrispondenza privata. Tali missive vanno inoltrate ancora chiuse al destinatario.
Presentazione delle offerte per gare ad evidenza pubblica

Nei bandi relativi alle gare a pubblico incanto, licitazione privata o ad appalto concorso, sarà prescritto ai partecipanti di indicare sul plico il termine “offerta”, “gara d’appalto”, “licitazione privata” o simili. Il plico contenente le offerte e la documentazione richiesta dovrà pervenire nel luogo e nell’orario indicato nel bando, nel disciplinare o nel capitolato, direttamente a mano o a mezzo posta; il personale che riceverà il plico dovrà apporvi la data di ricezione completa di ore e minuti e la propria firma leggibile. Il plico non dovrà essere aperto, ma consegnato nel più breve tempo possibile, all’ufficio competente per la gara, il quale provvederà alla sua custodia, con mezzi idonei, sino all’espletamento della gara stessa. In seduta pubblica, innanzi all’Ufficiale Rogante, verranno aperti i plichi giunti nei termini, e nel verbale di gara si darà atto del loro contenuto. I plichi giunti in ritardo, per qualsiasi causa, non verranno ammessi alla gara e non verranno aperti, ma verranno restituiti al mittente a gara ultimata, dopo la necessaria constatazione e verbalizzazione da parte dell’ufficio competente per la gara.

Protocollazione delle domande per concorsi di reclutamento di personale, borse ed ammissione a corsi

E’ fatto obbligo ai competenti uffici dell’Amministrazione centrale di prevedere sempre negli appositi bandi concernenti concorsi di reclutamento di personale di qualsiasi categoria, borse e di ammissione a corsi, che le domande di ammissione debbano tassativamente contenere sulla busta o plico riportante l’indirizzo, l’indicazione dell’ufficio competente dell’ AOO amministrazione centrale. Relativamente alle domande spedite per posta fa fede, ai fini del termine di scadenza, il timbro postale di spedizione ovvero il tagliando della raccomandata, semprechè la normativa di riferimento non preveda riferimenti temporali diversi.
Il competente ufficio dell’amministrazione centrale, cui i plichi vanno direttamente e tempestivamente recapitati a cura dell’Ufficio postale, trattiene le domande e gli allegati apponendo sulle stesse il giorno e l’ora di arrivo e la sigla del responsabile. La verifica del rispetto del termine di scadenza (giorno ed ora) relativi alla presentazione della domanda spetta all’ufficio competente dell’amministrazione centrale.
Il responsabile del procedimento trasmette quotidianamente al servizio protocollo una nota con cui attesta l’elenco delle domande pervenute con indicazione della rispettiva data, raggruppate per tipologia di concorso, borsa o corso.
Il servizio protocollo attribuisce alla nota un unico numero di protocollo e la restituisce al responsabile del procedimento. A ciascuna domanda elencata nella nota va allegata una copia della nota protocollata. Vanno consegnate direttamente all’ufficio dell’amministrazione centrale competente le domande presentate a cura dell’interessato o da altra persona incaricata. Verificato il termine di scadenza, l’ufficio competente provvede ai sensi dei precedenti commi.
Il rilascio della ricevuta di consegna della domanda all’interessato o a persona incaricata dallo stesso va effettuato a cura dell’ufficio competente dell’amministrazione centrale
lettere anonime: vanno protocollate;
lettere prive di firma: le lettere prive di firma vanno protocollate; spetta al responsabile dell’Ufficio competente valutare , successivamente, la loro validità ed efficacia ai fini del procedimento e/o processo.