I documenti ricevuti via fax da enti e soggetti esterni terzi vanno protocollati e scansionati contestualmente alla registrazione a protocollo.
Nel caso che il fax sia seguito dall’arrivo del corrispondente documento in originale e quest’ultimo sia identico, deve essere attribuita all’originale la stessa segnatura del documento pervenuto via fax. Il fax va allegato all’originale.
Se l’originale successivamente pervenuto differisce dal fax pervenuto in precedenza, l’originale va considerato un documento diverso e pertanto va protocollato con un nuovo numero.