L’attività di smistamento consiste nell’operazione di invio di un documento protocollato e segnato alla UO competente.
Con l’assegnazione si provvede al conferimento della responsabilità del procedimento e/o processo ad un soggetto fisico (RPA - il responsabile della UO assegnataria) ed alla trasmissione del materiale documentario oggetto di assegnazione.
L’assegnazione può essere effettuata per competenza o per conoscenza.
Il RPA della UO competente ha notizia dell’arrivo della posta ad esso indirizzata tramite un messaggio di posta elettronica; successivamente può visualizzare gli estremi del documento nonché la sua rappresentazione in formato digitale (scansione) memorizzata nel sistema Titulus.
La UO competente è incaricata della gestione del procedimento cui il documento si riferisce e prende in carico il documento medesimo; ad essa viene inoltrato anche l’originale cartaceo.
I destinatari del documento per “competenza” lo ricevono esclusivamente in formato digitale.