Ogni AOO si dota una casella di posta elettronica istituzionale attraverso cui trasmette e riceve documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo, affidata alla responsabilità della UO incaricata; il responsabile della UO procede alla lettura, almeno una volta al giorno, della corrispondenza ivi pervenuta, adottando, di seguito, i comportamenti di cui al paragrafo 3.1.3.
L’amministrazione, nell’ambito degli adempimenti previsti dalla Direttiva 27/11/2003 relativa all’impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni, si è accreditata presso l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) tenuto e reso pubblico dal CNIPA fornendo le seguenti informazioni che individuano l’amministrazione stessa e le AOO in cui è articolata:

la denominazione della amministrazione;
il codice identificativo proposto per la amministrazione;
l’indirizzo della sede principale della amministrazione;
l’elenco delle proprie Aree Organizzative Omogenee con l’indicazione:

della denominazione;
del codice identificativo;
della casella di posta elettronica;
della data di istituzione;
delle UO afferenti.

L’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) è accessibile tramite il relativo sito Internet da parte di tutti i soggetti pubblici o privati.
L’amministrazione comunica tempestivamente all’IPA ogni successiva modifica delle proprie credenziali di riferimento e la data in cui la modifica stessa sarà operativa in modo da garantire l’affidabilità dell’indirizzo di posta elettronica; con la stessa tempestività l’amministrazione comunica la soppressione ovvero la creazione di una AOO.