1. L’Archivio è suddiviso funzionalmente in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico
2. Per archivio corrente si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse corrente.
3. Per archivio di deposito si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta piú necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico.
4. Per archivio storico si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati, previa l’effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione perenne nella Sezione separata d’archivio.
5. L’archivio corrente è conservato dai responsabili delle UOR e dei procedimenti amministrativi. L’archivio di deposito e l’archivio storico sono invece conservati dall’Archivio generale di Ateneo.
6. L’archivio, pur suddiviso in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico, è unico.

1. L ‘Università degli Studi di Trieste, in armonia con la normativa vigente, assicura il rispetto del principio della trasparenza dell’azione amministrativa, il diritto di accesso ai documenti dell’archivio corrente e dell’archivio di deposito, nonché il diritto alla consultazione dei documenti dell’archivio storico nel rispetto della normativa vigente sulla tutela dei dati personali.

1. L’Archivio generale di Ateneo è un’infrastruttura tecnica complessa, incardinata nella Sezione Affari Generali e Documentali, che svolge funzioni di servizio sia per l’Amministrazione centrale che, indirettamente, per le strutture didattiche, di ricerca e di servizio previste dallo statuto.
2. Nell’Archivio generale di Ateneo è incardinato il “Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi” di cui all’art. 3.
3. L’Archivio generale di ateneo:
a) coordina la gestione del protocollo, esercita il controllo sulla formazione dell’archivio corrente e provvede alla tenuta dell’archivio di deposito e dell’archivio storico dell’Amministrazione centrale.
b) provvede alla gestione separata d’archivio (detta anche archivio storico) dell’Amministrazione centrale.
Successivamente all’entrata in vigore del regolamento relativo alle strutture didattiche, di ricerca e di servizio:
a) fornisce indirizzi di carattere generale sulla gestione del protocollo, dell’archivio corrente e dell’archivio di deposito di ciascuna struttura didattica, di ricerca e di servizio prevista dallo statuto
b) vigila sulla formazione dell’archivio corrente e di deposito di ciascuna struttura didattica, di ricerca e di servizio prevista dallo Statuto, della cui tenuta è responsabile il Direttore della struttura medesima.
c) Sovrintende alla gestione separata d’archivio (detta anche archivio storico) delle strutture didattiche, di ricerca e di servizio, della cui tenuta sono parimenti responsabili le strutture medesime.

1 L’Università di Trieste cura la salvaguardia, la tutela, la valorizzazione e la promozione dell’archivio.